01
Byrjaðu á rekstrarveruleika félagasamtaka
Stjórnir félagasamtaka sameina oft sjálfboðna trúnaðarmenn, stjórnendur í hlutastarfi, nefndir, utanaðkomandi ráðgjafa og viðkvæmar upplýsingar um styrktaraðila eða styrki. Kerfi sem gerir ráð fyrir stjórnarvinnu í fullu starfi getur verið of þungt; sameiginleg mappa getur verið of laus í reipunum.
Réttur hugbúnaður fyrir stjórnir gefur félagasamtökunum akkúrat nóga umgjörð: skýran fundarundirbúning, öruggan aðgang, fundargerðir, ákvarðanir, eftirfylgni aðgerða og samfellu þegar trúnaðarmenn skipta.
02
Dæmi úr raunveruleikanum: stjórn samfélagssjóðs
Samfélagssjóður hefur ellefu trúnaðarmenn, fjármálanefnd, styrkjanefnd og lítið rekstrarteymi. Stjórnin fundar á ársfjórðungsfresti en nefndirnar funda mánaðarlega og meðhöndla skjöl sem eru viðkvæm gagnvart styrktaraðilum.
Áður en hugbúnaður fyrir stjórnir var tekinn upp lágu gögnin á deildu drifi, fundargerðir voru samþykktar í tölvupósti og framkvæmdastjórinn hélt utan um opnar aðgerðir. Eftir innleiðingu hefur hver nefnd afmarkaðan aðgang, fundargögnum er dreift úr fundarskránni, fundargerðir eru samþykktar í einu ferli og opnar aðgerðir flytjast áfram sjálfkrafa.
| Þörf | Almenn verkfæri | Hugbúnaður fyrir stjórnir |
|---|---|---|
| Aðgangur trúnaðarmanna | Tenglar í möppur og áminningar í tölvupósti | Eitt öruggt vinnusvæði fyrir núverandi og fyrri fundi |
| Nefndir | Aðskildar möppur með handvirkum heimildum | Fundir, skrár, fundargerðir og aðgerðir sem tilheyra hverri nefnd |
| Samfella | Þekkingin liggur hjá trúnaðarmönnum sem hafa setið lengi | Ákvarðanir og fundargerðir haldast leitanlegar fyrir nýja stjórnarmenn |
| Stjórnun | Handvirk samsetning PDF-skjala og eftirrekstur | Dagskrá, fundargögn, fundargerðir, ákvarðanir og aðgerðir haldast tengd |
03
Eiginleikar sem á að forgangsraða
Félagasamtök ættu að forgangsraða þeim eiginleikum sem draga úr endurtekinni stjórnunarvinnu og rugli meðal trúnaðarmanna. Stjórnin þarf ekki alla stjórnarháttaeiginleika á fyrirtækjastigi frá fyrsta degi, en hún þarf áreiðanlega skrá.
Gefðu seljendum stig út frá raunverulegu verklagi funda og nefnda, ekki út frá almennum eiginleikalista.
- Einföld upptaka og starfslok trúnaðarmanna
- Undirbúningur dagskrár og fundargagna
- Aðgangsstýringar fyrir nefndir
- Samþykkt og varðveisla fundargerða
- Rakning ákvarðana og aðgerða
- Leit yfir fyrri fundi
04
Matsblað sniðið að félagasamtökum
Mat félagasamtaka á að leggja aukið vægi á notagildi, samfellu og aðgangsmörk. Sjálfboðnir trúnaðarmenn skrá sig kannski aðeins inn fyrir fundi, formenn nefnda þurfa kannski þröngan aðgang og starfsfólk þarf kannski að undirbúa gögn án þess að sjá alla umræðu stjórnarinnar.
Notaðu matsblað sem endurspeglar hvernig félagasamtökin starfa í raun. Eiginleiki sem lítur vel út í sýnikennslu er minna virði en verklag sem trúnaðarmenn geta notað án þjálfunar fyrir ársfjórðungsfund.
| Viðmið | Hvers vegna það skiptir máli | Sönnun sem á að biðja um |
|---|---|---|
| Notagildi fyrir sjálfboðna trúnaðarmenn | Stjórnarmenn undirbúa sig kannski utan vinnutíma og þurfa að átta sig hratt | Sýndu nýjan trúnaðarmann finna næstu fundargögn og fyrri ákvörðun |
| Aðskilnaður nefnda | Gögn um fjármál, styrki, endurskoðun og starfskjör geta þurft afmarkaðan aðgang | Sýndu nefndarskjöl og skjöl allrar stjórnarinnar hlið við hlið |
| Samfella við mannaskipti | Minni fyrirtækisins á að lifa af mannaskipti trúnaðarmanna | Sýndu hvernig nýr trúnaðarmaður finnur ákvarðanir og samþykktar fundargerðir síðasta árs |
| Viðkvæmar skrár | Upplýsingar um styrktaraðila, starfsfólk, lögfræðimál og styrki þurfa þéttari meðferð | Sýndu heimildir, afturköllun aðgangs, Atburðaskrá og stýringar á útflutningi |
| Álag á stjórnendur | Lítil teymi ráða ekki við þunga innleiðingarvinnu | Sýndu gerð fundargagna, dreifingu, samþykkt fundargerðar og eftirfylgni aðgerða |
05
Ákvörðunartafla
Félagasamtök þurfa ekki hugbúnað af því að þau eru félagasamtök. Þau þurfa hugbúnað þegar verklag stjórnarhátta er orðið of viðkvæmt, of endurtekið eða of dreift fyrir tölvupóst og möppur.
Notaðu þessa ákvörðunartöflu áður en þú kaupir gátt eða stækkar hana.
| Aðstæður | Haltu léttari uppsetningu | Notaðu hugbúnað fyrir stjórnir |
|---|---|---|
| Fundargögn stjórnar | Lítil áhætta, stöðugur aðgangur, fáar uppfærslur | Viðkvæm gögn um fjármál, styrktaraðila, lögfræðimál, mannahald eða stefnu |
| Mannaskipti trúnaðarmanna | Sjaldgæf mannaskipti og einföld yfirfærsla | Tíð mannaskipti eða veikt minni fyrirtækisins |
| Nefndir | Óformlegar nefndir með sameiginlegum aðgangi | Nefndarskrár þurfa aðskilnað og samfellu |
| Fundargerðir og aðgerðir | Einfaldar athugasemdir og fáir opnir liðir | Formlegar fundargerðir, ákvarðanir, ábyrgðarmenn og endurtekin eftirfylgni |
06
Raunveruleiki fjárhags og innleiðingar
Félagasamtök ættu að forðast að kaupa verkfæri út frá hugsjónamynd af stjórnarháttum. Innleiðingin á að passa við fjárhaginn, getu starfsfólksins og þroska stjórnarinnar. Hjá mörgum félögum er rétta fyrsta skrefið ekki að flytja allt skjalasafnið heldur að klára eina áreiðanlega stjórnarlotu.
Hagnýt rök taka til kostnaðar við gáttina, sparaðs tíma starfsfólks, færri stuðningsspurninga, minni verkfæraflóru og betri samfellu þegar trúnaðarmenn skipta. Þau eiga líka að taka til kostnaðarins við að gera ekkert: seinna fundargagna, rangra útgáfa, óskýrra samþykkja og viðkvæmra skjala í persónulegum innhólfum.
- Byrjaðu á núverandi stjórnarfundum áður en þú tekur allt sögulegt skjalasafn
- Færðu aðeins virkar nefndir þegar aðgangsþarfir þeirra eru skýrar
- Mældu undirbúningstíma fundargagna fyrir og eftir innleiðingu
- Fylgstu með stuðningsspurningum trúnaðarmanna á fyrstu tveimur fundunum
- Farðu yfir tíma fundargerðarlotunnar eftir fyrsta ársfjórðunginn
07
Leiðin að innleiðingu
Byrjaðu á einum stjórnarfundi framundan og einni nefnd. Færðu aðeins núverandi fundargögn, nýlega samþykktar fundargerðir, virkar ákvarðanir og opnar aðgerðir. Forðastu að breyta innleiðingunni í flutning á öllu skjalasafninu.
Farðu eftir fyrsta fundinn yfir stuðningsspurningar trúnaðarmanna, undirbúningstíma fundargagna, tíma fundargerðarlotunnar og hvort aðgerðirnar voru sýnilegar, áður en þú stækkar yfir á allar nefndir.
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite gefur stjórnum félagasamtaka öruggt vinnusvæði fyrir dagskrár, fundargögn, fundargerðir, ákvarðanir, aðgerðir og nefndaraðgang án þess að þvinga fram þunga innleiðingu á fyrirtækjastigi.