01
Hagnýt bygging dagskrár
Flestar dagskrár félagasamtaka ættu að byrja á samþykkisliðum, fara þaðan gegnum samþykkisdagskrá og nefndarskýrslur, taka frá tíma fyrir stefnumótandi umræðu og enda á ákvörðunum, aðgerðum og næstu skrefum.
Sterkustu dagskrárnar merkja hvern lið eftir tilgangi. Trúnaðarmenn eiga að vita hvort þeir eru beðnir um að lesa, ræða, samþykkja, ákveða eða fylgja eftir.
02
Dæmi úr raunveruleikanum: ársfjórðungslegur fundur félagasamtaka
Stjórn félagasamtaka fundar á tveggja tíma fundi á hverjum ársfjórðungi. Framkvæmdastjórinn hefur uppfærslur um verkefni, fjáröflun, fjármál og mannahald. Án aga í dagskránni verður fundurinn röð skýrslna og trúnaðarmenn komast aldrei að stefnumótandi ákvörðuninni.
Betri dagskrá færir venjulegar skýrslur í samþykkiskafla, gefur fjármálanefndinni afmarkaða umræðu um áhættu, tekur 35 mínútur frá fyrir ákvörðun um stefnumótandi samstarf og endar á því að staðfesta ábyrgðarmenn þriggja eftirfylgniaðgerða.
| Dagskrárblokk | Tilgangur | Dæmigerður ábyrgðarmaður |
|---|---|---|
| Samþykkisdagskrá | Samþykkja venjulegar fundargerðir og skýrslur | Formaður |
| Fjármál og áhætta | Fara yfir efnisleg frávik og ákvarðanir sem stjórnin þarf að taka | Gjaldkeri eða fjármálanefnd |
| Uppfærsla um hlutverk og verkefni | Ræða árangur, ekki hvert rekstraratriði | Framkvæmdastjóri |
| Stefnumótandi ákvörðun | Ræða og ákveða meginspurningu stjórnarinnar | Formaður og framkvæmdastjóri |
| Aðgerðir og næsti fundur | Staðfesta ábyrgðarmenn, dagsetningar og liði sem flytjast áfram | Stjórnarritari |
03
Samþykkisdagskrá eða full umræða
Samþykkisdagskrá hjálpar stjórnum félagasamtaka að forðast að eyða fundartíma í venjulegar uppfærslur sem trúnaðarmenn geta lesið fyrirfram. Hún virkar aðeins ef trúnaðarmenn fá fundargögnin snemma og geta beðið um að liður sé tekinn út til umræðu.
Notaðu fullan umræðutíma fyrir fjárhagslega áhættu, spurningar um stjórnarhætti, starfskjör framkvæmdastjóra, stóra styrki, stefnu, hagsmunaárekstra eða annað sem krefst dómgreindar.
| Notaðu samþykkisdagskrá fyrir | Notaðu fulla umræðu fyrir |
|---|---|
| Venjulegar nefndarskýrslur | Efnislega áhættu eða frávik |
| Fyrri fundargerð án ágreinings | Leiðréttingar á fundargerð eða viðkvæmt orðalag |
| Staðlaðar staðfestingar á stefnum | Stefnubreytingar sem krefjast dómgreindar trúnaðarmanna |
| Uppfærslur sem eru aðeins til upplýsingar | Ákvarðanir, málamiðlanir og fjárhaldsábyrgð |
04
Dagskrá félagasamtaka til afritunar
Notaðu þessa byggingu fyrir reglulegan stjórnarfund félagasamtaka þar sem trúnaðarmenn þurfa að sinna eftirliti, nefndum, fjárhaldi og einni eða tveimur raunverulegum ákvörðunum. Fundargögnin eiga að bera smáatriðin; dagskráin á að verja tímann fyrir dómgreind.
Tímamörk eru gagnleg jafnvel fyrir stjórnir sjálfboðaliða því þau þvinga fram forgangsröðun. Ef hver skýrsla þarf fulla umræðu þarf stjórnin líklega betri forlestur eða skarpari samþykkisferli.
| Tími | Liður | Væntanleg niðurstaða |
|---|---|---|
| 0-10 | Fundur settur, hagsmunaárekstrar, fyrri fundargerð | Staðfesta skrána og afgreiða upplýsingaskyldu |
| 10-20 | Samþykkisdagskrá | Samþykkja venjulegar skýrslur eða taka liði út |
| 20-40 | Fjármál, varasjóðir og frávik í styrkjum | Ræða efnislega áhættu og nauðsynleg samþykki |
| 40-60 | Árangur hlutverks og verkefna | Meta áhrif á móti stefnumótandi forgangsatriðum |
| 60-85 | Tillögur nefnda | Samþykkja tillögur eða vísa þeim aftur |
| 85-110 | Stefnumótandi ákvörðun | Ákveða samstarf, stefnu, fjárhagsáætlun eða stjórnarháttalið |
| 110-120 | Aðgerðir og næsti fundur | Staðfesta ábyrgðarmenn og forlestur |
05
Hvað á að festa við hvern lið
Trúnaðarmenn eiga ekki að fá bunka af skjölum án samhengis við dagskrána. Festu rétt skjal við réttan lið og segðu hvað stjórnin á að gera við það.
Þetta skiptir sérstaklega máli fyrir sjálfboðna trúnaðarmenn sem undirbúa sig kannski utan vinnutíma og þurfa skýra leið gegnum fundargögnin.
- Einnar síðu samantekt fyrir stórar ákvarðanir
- Fjárhagsyfirlit og frávik, ekki hverja hráa skýrslu
- Tillögur nefnda með drögum að ályktun
- Fyrri fundargerð og opnar aðgerðir
- Athugasemdir um áhættu eða hagsmunaárekstra þar sem það á við
06
Hverjir leggja til dagskrárinnar
Formaður á að eiga endanlegu dagskrána, en sterk dagskrá félagasamtaka byggir yfirleitt á aðkomu nokkurra hlutverka. Framkvæmdastjórinn kemur með rekstrar- og hlutverkasamhengi, gjaldkerinn dregur fram fjárhagsleg frávik, formenn nefnda leggja fram tillögur og ábyrgðarmaður stjórnarhátta bendir á mál sem varða trúnaðarmenn eða stefnur.
Þessi verkaskipting kemur í veg fyrir að stjórnin verði annaðhvort of stýrð af starfsfólki eða of ótengd rekstrarveruleikanum. Hún hjálpar líka trúnaðarmönnum að sjá hvaða liðir snúa að eftirliti, hverjir að ráðgjöf og hverjir krefjast formlegrar afgreiðslu stjórnar.
- Formaður: endanleg mynd dagskrár, áhersla á ákvarðanir og agi á fundinum
- Framkvæmdastjóri: samhengi hlutverksins, uppfærsla stjórnenda og stefnumótandi spurningar
- Gjaldkeri eða fjármálanefnd: fjárhagsáætlun, varasjóðir, endurskoðun og kvaðir styrkja
- Formenn nefnda: tillögur tilbúnar til afgreiðslu stjórnar
- Stjórnarritari eða stjórnandi: gögn, fundargerðir, aðgerðir og samfella í eftirfylgni
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite hjálpar stjórnum félagasamtaka að tengja hvern dagskrárlið við ábyrgðarmann, tilgang, gögn, ákvörðun, fundargerð og eftirfylgniaðgerð.
07
Gæðaprófun á dagskrá
Áður en dagskránni er dreift skaltu prófa hana frá sjónarhóli trúnaðarmanns. Sjálfboðinn trúnaðarmaður á að geta opnað fundargögnin, séð ákvarðanirnar sem skipta máli og skilið hvaða skjöl þarf að lesa vandlega fyrir fundinn.
Dagskráin á líka að gera augljóst hvaða liðir eru mál á stjórnarstigi og hverjir eru uppfærslur frá starfsfólki. Ef trúnaðarmenn eyða mestum hluta fundarins í að taka við rekstrarskýrslum er dagskráin ekki að vinna nóg.
- Hver ákvörðunarliður hefur tillögu að niðurstöðu eða ályktun
- Hver nefndarliður útskýrir hvort hann er til upplýsingar, umræðu eða samþykktar
- Fjárhagsleg frávik eru sýnileg án þess að lesa hvert viðhengi
- Viðkvæmir liðir hafa réttan aðgang og rétta staðsetningu á fundinum
- Opnar aðgerðir frá fyrri fundi eru yfirfarnar áður en nýjum aðgerðum er úthlutað