Hvað ættu fundargerðir stjórna félagasamtaka að innihalda?

Þær ættu að innihalda upplýsingar um fundinn, mætingu, samþykki, hagsmunaárekstra, samantektir á lykilumræðu, formlegar ákvarðanir, atkvæði þar sem það á við, ábyrgðarmenn aðgerða og næstu skref.

Hversu ítarlegar eiga fundargerðir stjórna félagasamtaka að vera?

Þær eiga að vera nógu ítarlegar til að sýna hvað stjórnin gerði og hvers vegna, en ekki svo ítarlegar að þær verði uppritun af hverri athugasemd.

Hver samþykkir fundargerðir stjórnar félagasamtaka?

Stjórnin samþykkir venjulega fundargerðina, oft á næsta fundi. Formaður og stjórnarritari eða umsjónarmaður stjórnarvinnu fara yfirleitt yfir uppkastið áður en það er sent út.

Hversu lengi ættu félagasamtök að varðveita fundargerðir stjórnar?

Varðveislureglur fara eftir lögsögu og stefnu, en samþykktar fundargerðir stjórnar eru venjulega taldar varanlegar skrár stjórnarhátta.

Getur BoardKite hjálpað við fundargerðir félagasamtaka?

Já. BoardKite hjálpar við að semja, fara yfir, samþykkja, varðveita og leita í fundargerðum og heldur ákvörðunum og aðgerðum tengdum við fundinn.

Fundargerðir stjórna félagasamtaka | BoardKite leiðbeining

Hvað fundargerðir félagasamtaka eiga að skrá

Fundargerðin á að sýna skrá stjórnarhátta: hverjir voru viðstaddir, hvað var samþykkt, hvernig hagsmunaárekstrar voru afgreiddir, hvaða ákvarðanir voru teknar og hvaða eftirfylgni var úthlutað.

Hún á ekki að reyna að skrá hverja athugasemd. Of ítarleg fundargerð getur verið erfiðari að samþykkja og erfiðari að nota síðar.

Stjórnarhugbúnaður fyrir félagasamtök Bestu venjur fyrir fundargerð

Dæmi úr raunveruleikanum: fundur um samþykki styrks

Stjórn félagasamtaka samþykkir fjárhagsáætlun bundins styrks og úthlutar framkvæmdastjóra að koma með ráðningaráætlun. Fundargerðin á að skrá tillöguna, hvers kyns hagsmunaárekstra, atkvæðin eða aðferð samþykkis og ábyrgðarmann eftirfylgninnar.

Ef skráin segir aðeins að stjórnin hafi rætt styrkinn munu komandi trúnaðarmenn ekki vita hvaða heimild var gefin, hvaða skilyrði giltu eða hver bar ábyrgð á næsta skrefi.

Atriði í skránni	Veik fundargerð	Gagnleg fundargerð
Ákvörðun	Ræddi fjárhagsáætlun styrksins	Samþykkti fjárhagsáætlun bundins styrks með fyrirvara um yfirferð fjármálanefndar
Hagsmunaárekstur	Engin smáatriði	Trúnaðarmaður með tengsl við styrktaraðilann var vanhæfur í atkvæðagreiðslunni
Aðgerð	Fylgja eftir í næsta mánuði	Framkvæmdastjóri leggur fram ráðningaráætlun fyrir næsta fund
Sönnun	Viðhengi í tölvupóstþræði	Ákvörðun tengd við útsent fjárhagsgagn

Samþykktarverklag

Fundargerðir félagasamtaka fara venjulega úr uppkasti í yfirferð og svo í samþykki. Stjórnin á að vita hverjir semja, hverjir fara yfir, hvernig leiðréttingar eru afgreiddar og hvar samþykkta útgáfan er varðveitt.

Skýrt verklag kemur í veg fyrir að sama fundargerðin lifi í mörgum uppköstum í ólíkum innhólfum.

Skref	Ábyrgðarmaður	Niðurstaða
Uppkast	Stjórnarritari eða umsjónarmaður stjórnarvinnu	Fundargerð byggð á dagskrá, ákvörðunum og athugasemdum um aðgerðir
Yfirferð	Formaður og framkvæmdastjóri	Leiðréttingar áður en efnið fer til stjórnarinnar
Samþykki	Stjórnin	Samþykkt skrá, venjulega á næsta fundi eða með heimiluðu skriflegu samþykki
Varðveisla	Umsjónarmaður stjórnarvinnu	Endanleg fundargerð tengd við fundinn og ákvörðunarsöguna

Hvernig á að samþykkja fundargerð stjórnar Sniðmát fundargerðar stjórnar

Viðkvæmar aðstæður í félagasamtökum

Fundargerðir félagasamtaka fjalla oft um mál sem krefjast varkárs orðalags: bundna styrki, tengsl við styrktaraðila, mannauðsmál, kjör framkvæmdastjóra, hagsmunaárekstra og lokaða fundi. Fundargerðin á að varðveita það sem stjórnin gerði án þess að breyta viðkvæmri umræðu í óþarfa smáatriði.

Í þessum málum skal skrá staðreyndir stjórnarhátta: málið sem var skoðað, hagsmunaáreksturinn eða skilyrðið sem var afgreitt, ákvörðunina sem var tekin og ábyrgðarmann eftirfylgninnar. Forðastu að skrá hverja athugasemd nema stjórnin hafi sérstaka ástæðu til þess.

Aðstæður	Skráðu skýrt	Forðastu
Bundinn styrkur	Samþykkta notkun, ábyrgðarmann skýrslugjafar, skilyrði sem voru viðurkennd	Óljósa athugasemd um að fjármögnun hafi verið rædd
Tengsl við styrktaraðila	Upplýsingagjöf um hagsmunaárekstur, vanhæfi, aðferð samþykkis	Að nefna óþörf persónuleg atriði um styrktaraðila
Kjör framkvæmdastjóra	Ferlið, ákvörðunina, hjásetu, varðveislustað	Ítarlega persónulega umræðu í almennri fundargerð
Lokaður fundur	Upphaf, lok, efnisflokk, eftirfylgniaðgerð	Að blanda aðgangsstýrðum athugasemdum í almenna dreifingu

Dæmi um orðalag í fundargerð félagasamtaka

Dæmi um orðalag hjálpa trúnaðarmönnum og umsjónarmönnum að halda skránni samræmdri. Nákvæmt orðalag á að fylgja samþykktum félagasamtakanna, lögfræðiráðgjöf og lögsögu, en þessi dæmi sýna þá nákvæmni sem er venjulega gagnleg.

Markmiðið er að gera samþykktu skrána skiljanlega fyrir komandi stjórnarmann sem var ekki í herberginu.

Stjórnin samþykkti fjárhagsáætlun bundins styrks og úthlutaði framkvæmdastjóra að gera grein fyrir útgjöldum á móti skilyrðum styrksins á hverjum ársfjórðungi.
Trúnaðarmaður upplýsti um tengsl við styrktarsamtökin, vék af fundi meðan málið var rætt og tók ekki þátt í ákvörðuninni.
Fjármálanefnd greindi frá því að varasjóðir séu innan stefnu og lagði til enga breytingu á fjárfestingarstefnunni.
Stjórnin samþykkti fyrri fundargerð með breytingu sem skýrir ábyrgðarmann eftirfylgni fyrir yfirferð á stefnu um vernd viðkvæmra hópa.
Stjórnarháttanefnd kemur á næsta fund með tillögu um nýliðun trúnaðarmanna og hæfniyfirlit.

Algeng mistök

Algengustu mistökin eru of mikil smáatriði, ákvarðanir sem vantar, óskýrir ábyrgðarmenn aðgerða og skrár sem eru samþykktar en erfiðar að finna.

Félagasamtök þurfa líka að fara varlega með viðkvæm mál: starfsmannamál, mál sem varða styrktaraðila, lögfræðimál, lokaða fundi, hagsmunaárekstra og bundna styrki.

Að skrifa uppritun í stað fundargerðar
Tillögur eða samþykktarorðalag sem vantar
Að láta ógert að skrá hagsmunaárekstra eða vanhæfi
Að hafa ábyrgðarmenn aðgerða utan verklags fundargerðarinnar
Að geyma samþykktar fundargerðir í persónulegum innhólfum

Þar sem BoardKite hjálpar

BoardKite heldur fundargerðum tengdum við dagskrá, gögn, ákvarðanir og eftirfylgniaðgerðir svo skrár stjórnar félagasamtaka séu áfram leitanlegar þótt trúnaðarmenn skipti.

Varðveisla og mannaskipti trúnaðarmanna

Stjórnir félagasamtaka breytast með tímanum. Trúnaðarmenn hverfa úr stjórn, formenn nefnda skipta, framkvæmdastjórar fara og minni félagsins getur horfið ef samþykktar fundargerðir eru aðeins geymdar í gömlum innhólfum eða á persónulegum drifum.

Skjalasafn fundargerða á að hjálpa nýjum trúnaðarmanni að svara grunnspurningum um stjórnarhætti: hvað samþykkti stjórnin, hvaða skilyrði giltu, hvaða nefnd útbjó tillöguna og hvaða eftirfylgni var enn opin. Þess vegna eiga fundargerðir að vera tengdar dagskrá, stuðningsgögnum, ákvörðunum og aðgerðum.

Geymdu samþykktar fundargerðir í stýrðri skrá stjórnarinnar, ekki aðeins sem viðhengi í tölvupósti
Haltu fundargerðum allrar stjórnarinnar aðskildum frá aðgangsstýrðum skrám nefnda eða lokaðra funda
Varðveittu dagsetningar samþykkis og leiðréttar útgáfur
Tengdu ákvarðanir um styrki, fjármál, stefnu og starfsmannamál við gögnin sem stjórnarmenn fóru yfir
Farðu yfir aðgang þegar trúnaðarmenn fara eða skipta um hlutverk í nefndum

Fundargerðir stjórna félagasamtaka: hvað á að skrá og hvernig á að samþykkja