01
Hvað kröfurnar taka venjulega til
Kröfurnar snúa oftast að því hvort fundargerðin varðveiti áreiðanlega skrá yfir fundinn: dagsetningu, mætingu, samþykki, tillögur, hagsmunaárekstra, atkvæði þar sem það á við og formleg verk.
Nákvæmar reglur fara eftir fyrirtækinu. Stjórnir ættu að samræma fundargerðir við samþykktir, gildandi lög, samninga við fjárfesta, kröfur styrkveitenda og innri stefnu.
02
Dæmi úr raunveruleikanum: skráning hagsmunaáreksturs og samþykkis
Stjórn samþykkir viðskipti við tengdan aðila eftir að einn stjórnarmaður upplýsir um hagsmunaárekstur og víkur frá umræðunni. Krafan er ekki bara að minnast þess að málið hafi komið upp; skráin á að sýna hvernig hagsmunaáreksturinn var afgreiddur og hvernig samþykkið fór fram.
Hrein skrá gerir síðari yfirferð auðveldari því ákvörðunin, þátttakendur, vanhæfið, stuðningsgagnið og samþykkið eru tengd sama fundi.
| Kröfusvið | Skráðu skýrt | Forðastu |
|---|---|---|
| Mæting | Viðstaddir, fjarverandi, gestir, ákvörðunarhæfi þar sem það á við | Óskýran lista þátttakenda |
| Hagsmunaárekstur | Upplýsingagjöf, vanhæfi, hjásetu eða að stjórnarmaður víki | Að sleppa viðkvæmu máli alveg |
| Ákvörðun | Tillöguna og aðferð samþykkis | Aðeins lausa samantekt umræðu |
| Sönnun | Stuðningsgagn tengt fundinum | Gagn geymt sér án samhengis |
03
Skylt eða gagnlegt
Ekki er allt sem er gagnlegt lögbundið, og ekki er allt sem er lögbundið nóg til að tryggja samfellu í rekstri.
Gott verklag fundargerða nær yfir lágmarkskröfurnar og bætir við nægri uppbyggingu til að komandi stjórnarmenn skilji skrána.
| Venjulega lágmark | Oft gagnlegt |
|---|---|
| Dagsetning, tími, mæting, samþykki | Tenglar í dagskrárliði og stuðningsgögn |
| Formlegar tillögur og atkvæði þar sem það á við | Ábyrgðarmenn ákvarðana og eftirfylgnidagsetningar |
| Hagsmunaárekstrar og vanhæfi | Samantekt á samhengi stórra málamiðlana |
| Endanleg samþykkt fundargerð | Leitanlegt safn eftir efni og fundi |
04
Ekki skrá of mikið
Algeng villa er að ætla að meiri smáatriði skapi alltaf sterkari fundargerð. Í raun getur of mikil skráning gert fundargerð erfiðari að samþykkja, erfiðari að leita í og minna gagnlega sem opinbera skrá. Stjórnin á að skrá nægt samhengi til að sýna upplýsta ákvörðun án þess að fundargerðin verði uppritun.
Þetta skiptir sérstaklega máli í viðkvæmum umræðum. Mannauðsmál, lögfræðiráðgjöf, fjármögnun, mál sem varða styrktaraðila, hagsmunaárekstrar og lokaðir fundir kalla oft á varfærnar samantektir fremur en að hver athugasemd sé eignuð einstaklingi.
| Efni | Venjulega skrá | Venjulega sleppa |
|---|---|---|
| Umræða | Efnisleg þemu, áhættur og valkostir sem voru skoðaðir | Hverja athugasemd stjórnarmanns |
| Lögfræðiráðgjöf | Að ráðgjöf hafi verið fengin eða skoðuð þar sem það á við | Forréttindavarin smáatriði í almennri dreifingu |
| Mannauðsmál | Ákvörðun, ferli, hjásetu, ábyrgðarmann eftirfylgni | Óþarfa persónuleg smáatriði |
| Hagsmunaárekstur | Upplýsingagjöf, vanhæfi, hjásetu, afgreiðslu ákvörðunar | Að sleppa árekstrinum af því hann er viðkvæmur |
05
Yfirferð á lögsögu og stefnu
Kröfur til fundargerða á að bera saman við félagaform fyrirtækisins, lögsögu, stjórnskipulagsskjöl, skyldur gagnvart fjárfestum eða styrkveitendum og innri varðveislustefnu. Stjórn nýsköpunarfyrirtækis, stjórn félagasamtaka, opinber stjórnsýslunefnd og stjórn dótturfélags geta haft mismunandi væntingar.
Hagnýta verklagið á að gera þessar kröfur endurtakanlegar. Þegar stjórnin hefur ákveðið hvað verður að skrá eiga sniðmátið, samþykktarferlið og skjalasafnið að styðja það á hverjum fundi.
- Skoðaðu samþykktir, stofnskjöl, hluthafasamkomulag, styrkskilmála eða starfsreglur nefnda
- Staðfestu hverjir mega samþykkja fundargerð og hvort skriflegt samþykki er heimilt
- Staðfestu hvort undirskrifta, áritana eða staðfestingar stjórnarritara er krafist
- Skilgreindu varðveislustað og aðgangsreglur fyrir samþykktar fundargerðir
- Farðu yfir sérmeðferð á lokuðum fundum og aðgangsstýrðum skrám
06
Varðveisla og viðbúnaður fyrir endurskoðun
Fundargerð er aðeins gagnleg ef endanlega samþykkta útgáfan er finnanleg og greinist frá uppköstum. Haltu skránni með samhengi fundarins, fundargögnunum, samþykkinu og ákvörðunarsögunni.
Fyrir fyrirtæki undir eftirliti, með fjárfesta eða styrkfjármögnun skiptir aðgengi máli. Stjórnin á ekki að þurfa að endurgera ákvörðun úr tölvupósti og möppum.
- Haltu uppköstum og samþykktum útgáfum aðskildum
- Skráðu dagsetningu og aðferð samþykkis
- Varðveittu endanlega fundargerð með fundargögnunum
- Tengdu ákvarðanir og ábyrgðarmenn aðgerða
- Haltu skrám leitanlegum eftir efni og dagsetningu
- Farðu yfir lagakröfur fyrir þína lögsögu og félagaform
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite heldur samþykktum fundargerðum, ákvörðunum, eftirfylgniaðgerðum og stuðningsgögnum tengdum við fundarskrána.
07
Hagnýtt verklag fyrir samræmi
Kröfur verða auðveldari að uppfylla þegar þær eru byggðar inn í endurtekið fundarverklag. Dagskráin á að merkja ákvörðunarliði, fundarferlið á að skrá samþykki og hagsmunaárekstra og verklag fundargerðar á að varðveita endanlega samþykktu skrána.
Þetta fjarlægir ekki þörfina á lögfræðilegri yfirferð þar sem hún er nauðsynleg. Það dregur hins vegar úr líkum á að gild krafa fari framhjá vegna þess að hún byggi á því að ein manneskja muni hvert smáatriði eftir fundinn.
- Notaðu sniðmát fundargerðar sem er í samræmi við samþykktir og stefnu stjórnarinnar
- Skráðu hagsmunaárekstra og vanhæfi þegar þau koma upp
- Farðu yfir uppkast fundargerðar á móti dagskrárliðum og ákvörðunum
- Samþykktu eina skýrt tilgreinda endanlega útgáfu
- Varðveittu fundargerð með stuðningsgögnum og sönnun um samþykki