01
Venjulega samþykktarleiðin
Flestar stjórnir fylgja einföldu mynstri: semja fundargerðina, fara yfir hana með formanni eða stjórnarritara, senda hana út fyrir næsta fund, afgreiða leiðréttingar, samþykkja og varðveita endanlegu útgáfuna.
Áhættan er útgáfurugl. Ef uppkastið, leiðrétta uppkastið og samþykkta fundargerðin lifa í tölvupósti getur verið erfitt að vita hvaða skrá er endanleg.
02
Dæmi úr raunveruleikanum: leiðrétting á fyrri fundargerð
Stjórn fer yfir fyrri fundargerð og einn stjórnarmaður tekur eftir að skilyrði við ákvörðun vantaði. Stjórnin á ekki að samþykkja ónákvæmt uppkast og senda leiðréttingu sérstaklega í tölvupósti sem komandi lesendur kunna að missa.
Betra verklag skráir leiðréttinguna, uppfærir uppkastið, samþykkir leiðréttu útgáfuna og varðveitir endanlega fundargerð með dagsetningu samþykkis.
| Skref | Veikt ferli | Sterkara ferli |
|---|---|---|
| Yfirferð uppkasts | Uppkast fest við tölvupóstþráð | Uppkast tengt upprunalegri fundarskrá |
| Leiðrétting | Leiðrétting rædd en ekki skráð | Leiðrétting skráð fyrir samþykki |
| Samþykki | Samþykkt með óskýrri útgáfu | Leiðrétt endanleg útgáfa samþykkt |
| Varðveisla | Endanlegt PDF vistað handvirkt | Samþykkt fundargerð varðveitt með sönnun um samþykki |
03
Samþykktaraðferðir
Stjórnir samþykkja fundargerð oft á næsta fundi, með samþykkisdagskrá fyrir venjubundna liði eða með skriflegu samþykki þar sem það er heimilt. Rétta aðferðin fer eftir samþykktum, lögsögu og venjum stjórnarinnar.
Hver sem aðferðin er á skráin að sýna hvaða útgáfa var samþykkt og hvernig samþykkið fór fram.
| Aðferð | Best fyrir | Það sem á að varast |
|---|---|---|
| Samþykki á næsta fundi | Reglulegan fundartakt stjórnar | Samþykki getur dregist ef fundir eru sjaldan |
| Samþykktarlisti | Venjulegar fundargerðir þar sem umræðu er ekki vænst | Stjórnarmenn verða að geta beðið um leiðréttingar |
| Skriflegt samþykki | Tímabundinn frágang þar sem það er heimilt | Reglur og sönnun þurfa að vera skýrar |
04
Dæmi um orðalag samþykkis
Samþykktarskráin á að vera stutt, skýr og bundin við þá útgáfu sem stjórnarmenn fóru yfir. Forðastu óljóst orðalag eins og „fundargerð samþykkt“ ef mörg uppköst gengu á milli í tölvupósti.
Ef leiðréttingar koma upp skal skrá leiðréttingarleiðina áður en fundargerðin er talin endanleg. Það gefur komandi lesendum eina samþykkta skrá í stað uppkasts og athugasemda á víð og dreif.
| Aðstæður | Gagnlegt orðalag | Hvers vegna það hjálpar |
|---|---|---|
| Samþykkt eins og send út | Fundargerð fundarins 12. ágúst var samþykkt eins og hún var send út. | Tilgreinir uppkastið sem varð endanlegt |
| Samþykkt með leiðréttingu | Fundargerðin var samþykkt með breytingu sem skýrir skilyrðið við samþykki ráðninganna. | Tengir samþykkið við leiðréttu skrána |
| Samþykktarlisti | Samþykktarlistinn, þar á meðal fyrri fundargerð, var samþykktur án athugasemda. | Sýnir aðferðina og að engar athugasemdir komu |
| Frestað | Samþykki var frestað þar til leiðrétt uppkast hefur verið sent út. | Kemur í veg fyrir að ónákvæmt uppkast verði endanlegt |
05
Útgáfustýring og Atburðaskrá
Samþykkt fundargerðar bregst oft í rekstri áður en hún bregst lagalega. Stjórnin kann að hafa farið yfir eitt uppkast, leiðrétt annað og vistað þriðja án skýrrar merkingar um endanlega útgáfu. Þess vegna skiptir útgáfustýring máli.
Samþykktarskráin á að varðveita uppkastið sem var sent út, leiðréttingarnar sem beðið var um, endanlegu útgáfuna, dagsetningu samþykkis, aðferð samþykkis og varðveislustað. Fyrir stjórnir með nefndir, fjárfesta, styrkveitendur eða eftirlitsaðila skiptir sú sönnun máli þegar ákvarðanir eru skoðaðar mánuðum síðar.
- Nefndu fundinn sem fundargerðin tilheyrir
- Haltu athugasemdum við uppkast aðskildum frá endanlegu samþykktu skránni
- Skráðu hverjir samþykktu og hvenær, í samræmi við venjur stjórnarinnar
- Varðveittu endanlega fundargerð með fundargögnunum og ákvörðunum
- Færðu samþykktar eftirfylgniaðgerðir yfir í næstu stjórnarlotu
06
Gátlisti fyrir samþykki
Áður en fundargerð er samþykkt skal staðfesta að uppkastið skrái ákvarðanir, hagsmunaárekstra og ábyrgðarmenn aðgerða rétt. Eftir samþykki skal merkja endanlegu útgáfuna og geyma hana með fundarskránni.
Reyndu ekki að greina uppkast frá samþykktri fundargerð með efnislínum í tölvupósti.
- Uppkast yfirfarið af formanni eða stjórnarritara
- Leiðréttingar felldar inn fyrir samþykki
- Samþykkt útgáfa skýrt merkt
- Dagsetning og aðferð samþykkis skráð
- Endanleg fundargerð varðveitt með fundargögnunum
- Aðgerðir færðar í eftirfylgniverklag
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite hjálpar stjórnum að fara yfir, samþykkja, varðveita og finna fundargerðir og heldur ákvörðunum og aðgerðum tengdum við fundinn.
07
Eftir samþykki
Samþykki er ekki síðasta stjórnsýsluskrefið. Samþykkta fundargerðin á að vera merkt endanleg, geymd með fundarskránni og aðskilin frá uppköstum og athugasemdum. Opnar aðgerðir eiga að færast inn í næstu stjórnarlotu í stað þess að liggja áfram í fundargerðarskjalinu.
Hér tapa margar stjórnir gagninu af hreinu samþykktarferli. Ef endanlegt PDF er vistað handvirkt og aðgerðir afritaðar í annað rakningarkerfi getur fyrirtækið enn misst rekjanleikann.
- Merktu samþykktu útgáfuna skýrt og læstu eða geymdu uppkastið
- Skráðu dagsetningu og aðferð samþykkis
- Geymdu endanlega fundargerð með fundargögnunum og dagskránni
- Færðu eftirfylgniaðgerðir í eftirfylgni eftir ábyrgðarmanni
- Gerðu leiðréttar og úreltar útgáfur skiljanlegar síðar