01
Dagskrársmiður eða skjalasniðmát
Skjalasniðmát hjálpar þér að skrifa dagskrá. Dagskrársmiður stjórnar hjálpar þér að keyra stjórnarlotuna í kringum þá dagskrá.
Munurinn kemur í ljós þegar gögn breytast, stjórnarmenn þurfa að undirbúa sig, ákvarðanir þarf að skrá og fundargerðin á að tengjast aftur í dagskrána.
| Þörf | Sniðmát | Dagskrársmiður |
|---|---|---|
| Bygging | Kyrrstæðar fyrirsagnir | Endurnýtanlegir dagskrárkaflar, tilgangur, ábyrgðarmenn og tímamörk |
| Gögn | Tenglar eða listi yfir viðhengi | Gögn fest við tiltekna dagskrárliði |
| Afrakstur fundar | Handvirkar athugasemdir | Fundargerð, ákvarðanir og aðgerðir spretta úr samhengi fundarins |
| Skrá stjórnarhátta | Vistuð skrá | Leitanleg saga um dagskrá, fundargögn, ákvarðanir og samþykki |
02
Dæmi úr raunveruleikanum: dagskrá Series A stjórnar
Series A nýsköpunarfyrirtæki þarf tveggja tíma stjórnardagskrá sem nær yfir rekstrarfé, vörumælikvarða, ráðningar, uppfærslu til fjárfesta og eina verðákvörðun. Án dagskrársmiðs afritar sá sem heldur um fundinn skjalið frá síðasta mánuði og bætir tenglum inn handvirkt.
Með dagskrársmið hefur hver liður tilgang, ábyrgðarmann, tímaramma, fest gögn og væntanlega niðurstöðu. Verðumræðan er merkt sem ákvörðun, svo niðurstaðan skilar sér í fundargerð og eftirfylgniaðgerðir.
- Rekstrarfé: umræða, fjármálastjóri, 20 mínútur
- Vörumælikvarðar: upplýsingar, forstjóri, 15 mínútur
- Ráðningaráætlun: umræða, rekstrarstjóri, 20 mínútur
- Verðbreyting: ákvörðun, forstjóri, 35 mínútur
- Aðgerðir: yfirferð eftirfylgni, formaður, 10 mínútur
03
Eiginleikar sem verða að vera til staðar
Kjarnaprófið á eiginleikum er hvort smiðurinn dregur úr óvissu fyrir fundinn og varðveitir ákvarðanir eftir hann.
Forðastu dagskrárverkfæri sem búa aðeins til snyrtilegt yfirlit en skilja fundargögn, fundargerðir, ákvarðanir og aðgerðir eftir í aðskildum kerfum.
| Eiginleiki | Hvers vegna hann skiptir máli | Sönnun í sýnikennslu |
|---|---|---|
| Merki um tilgang | Stjórnarmenn vita hvort þeir eiga að lesa, ræða, samþykkja eða ákveða | Dagskráin sýnir tilgang hvers liðar skýrt |
| Viðhengi eftir dagskrárlið | Gögnin haldast tengd því efni sem þau styðja | Fundargögn búin til úr dagskrárliðum |
| Tímamörk og ábyrgðarmaður | Formaður getur haldið fundinum í föstum skorðum | Framsögumaður og tímarammi eru sýnileg |
| Skráning ákvarðana | Niðurstöður stjórnar hverfa ekki ofan í lausar athugasemdir | Ákvörðunarskrá búin til beint úr dagskrárlið |
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite tengir dagskrárliði við fundargögn, ákvarðanir, fundargerðir og eftirfylgniaðgerðir svo dagskráin verði burðarásinn í fundarskránni.
04
Handrit að sýnikennslu seljanda
Besta leiðin til að meta dagskrársmið stjórnar er að biðja alla seljendur um að keyra sömu fundarsviðsmyndina. Ekki sætta þig við sýnikennslu sem sýnir aðeins hreina fullkláraða dagskrá. Biddu um að sjá hvernig dagskráin breytist, hvernig gögn festast við liði og hvernig ákvarðanir rata í skrána.
Notaðu raunverulega stjórnarviku: fjármálastjórinn hleður upp uppfærðum fjárhagsgögnum, formaðurinn breytir röðinni, nefndarskjal er takmarkað og forstjórinn bætir við ákvörðunarlið á síðustu stundu. Verkfærið á að halda stjórnarmönnum áttuðum án þess að stjórnendateymið þurfi að byggja fundargögnin upp á nýtt handvirkt.
| Verkefni í sýnikennslu | Að hverju á að leita | Veikleikamerki |
|---|---|---|
| Búa til dagskrá úr sniðmáti | Endurnýtanlegir kaflar, ábyrgðarmenn, tímamörk og merki um tilgang | Kyrrstætt skjal afritað af síðasta fundi |
| Festa endurskoðað skjal við lið | Stjórnarmenn sjá núverandi útgáfu við réttan dagskrárlið | Uppfærða skráin liggur í sérstakri möppu |
| Takmarka nefndargögn | Aðgangur fylgir hlutverki og samhengi fundarins | Allir sem hafa tengilinn geta opnað þau |
| Skrá ákvörðun | Ákvörðunin flyst í fundargerð og aðgerðir | Ákvörðunin verður eftir sem athugasemd í frjálsum texta |
05
Atriði varðandi dagskrárgerð með gervigreind
Gervigreind getur hjálpað til við að stinga upp á dagskrárliðum út frá fyrri aðgerðum, endurteknum skýrslum, nefndarathugasemdum eða síðustu fundargögnum. Það er gagnlegt, en dagskrá stjórnar þarf áfram mannlega ábyrgð. Formaður, skrifstofa forstjórans eða sá sem ber ábyrgð á stjórnarháttum á að staðfesta endanlega röð, ákvörðunarmerkingar, gögn og tímaúthlutun.
Í stjórnarvinnu snýst spurningin ekki um hvort gervigreind geti búið til fyrirsagnir. Gagnlega prófið er hvort tillögurnar byggja á raunverulegri fundarsögu stjórnarinnar og hvort viðkvæm gögn eru meðhöndluð í samræmi við væntingar fyrirtækisins um öryggi og varðveislu.
- Spurðu hvort tillögur gervigreindar nýti aðeins samþykkt samhengi stjórnar
- Athugaðu hvort stjórnarmenn sjái hvers vegna liður var lagður til
- Haltu mannlegu samþykki áður en dagskrá er send út
- Forðastu að senda trúnaðargögn stjórnar inn í óstýrð verkfæri
- Staðfestu hvernig uppköst studd gervigreind eru varðveitt og þeim eytt
06
Hvenær á að nota hugbúnað
Einfalt skjal dugar fyrir óformlega fundi. Notaðu dagskrárhugbúnað þegar fundargögnin breytast oft, stjórnarmenn þurfa skýrari undirbúning eða ákvarðanir og fundargerðir þurfa sterkari rekjanleika.
Kveikjan er ekki stærð fundarins heldur endurtekinn núningur í ferlinu.
| Notaðu skjal þegar | Notaðu dagskrársmið þegar |
|---|---|
| Fundurinn er óformlegur og áhættan lítil | Fundurinn skapar formlegar ákvarðanir eða samþykki |
| Gögnin eru stöðug og fá | Gögnin breytast eftir að þeim hefur verið dreift |
| Enginn þarf Atburðaskrá | Stjórnin þarf fundargerðir, ákvarðanir og aðgerðir tengdar saman |
| Einn aðili mætir og skráir allt | Margir framsögumenn og nefndir leggja til gögn |