01
Bygging sniðmátsins
Sniðmátið á að vera nógu skipulagt til að hægt sé að keyra fundinn eftir því, en ekki svo stíft að allar stjórnir séu þvingaðar í sama takt.
Notaðu samræmda röð: fundur settur, samþykki, samþykkisliðir, stefnumótandi umræða, ákvarðanir, lokafundur ef þörf krefur, aðgerðir og næsti fundur.
02
Dæmi úr raunveruleikanum: stjórnarfundur með fjárfestum
Stjórn vaxtarfyrirtækis með fjárfestum hefur tvo tíma og fimm stór efnisatriði. Gamla dagskráin telur upp svið. Betra sniðmát telur upp niðurstöður: samþykkja fyrri fundargerð, fara yfir áhættu í rekstrarfé, ákveða ráðningaráætlun, ræða vörustefnu og úthluta eftirfylgniaðgerðum.
Sú framsetning segir stjórnarmönnum hvernig þeir eiga að undirbúa sig og hjálpar stjórnarritara að breyta fundinum í fundargerð og ákvarðanir.
| Tími | Liður | Niðurstaða |
|---|---|---|
| 0-10 | Fundur settur og fyrri fundargerð | Samþykkja |
| 10-30 | Rekstrarfé og fjárhagsleg frávik | Ræða áhættu |
| 30-65 | Ráðningaráætlun | Ákveða |
| 65-105 | Vörustefna | Ræða |
| 105-120 | Aðgerðir og næsti fundur | Úthluta ábyrgð |
03
Reitir sem eiga að fylgja
Hver dagskrárliður á að bera nóg af upplýsingum til að styðja undirbúning og skráningu. Titill einn og sér dugar sjaldnast í stjórnarvinnu.
Notaðu tilgang, ábyrgðarmann, tímamörk, fest gögn, umbeðna ákvörðun og stöðu eftirfylgni sem kjarnareiti.
| Reitur | Notaðu hann fyrir | Dæmi |
|---|---|---|
| Tilgangur | Að skýra undirbúning stjórnarmanna | Upplýsingar, umræða, samþykki, ákvörðun |
| Ábyrgðarmaður | Að gera fundinn keyranlegan | Formaður, forstjóri, fjármálastjóri, formaður nefndar |
| Viðhengi | Að tengja fundargögn við samhengi | Fjárhagsgögn, minnisblað, fyrri fundargerð |
| Væntanleg niðurstaða | Að styðja fundargerð og aðgerðir | Ályktun, ábyrgðarmaður, skiladagur, næsta skref |
04
Sniðmát að dagskrá stjórnar til afritunar
Notaðu þessa byggingu sem upphafspunkt fyrir reglulega dagskrá stjórnarfundar. Nákvæm röð getur breyst, en hver liður á að gera undirbúningskröfuna skýra áður en stjórnarmenn opna fundargögnin.
Formaður eða sá sem ber ábyrgð á stjórnarháttum á að fara yfir uppkastið áður en því er dreift og fjarlægja liði sem má afgreiða með skriflegri uppfærslu. Fundurinn er staðurinn þar sem stjórnarmenn eiga að skýra málamiðlanir, samþykkja ákvarðanir og leysa úr efnislegum spurningum.
| Dagskrárblokk | Tilgangur | Ábyrgðarmaður |
|---|---|---|
| Fundur settur, ályktunarhæfi, hagsmunaárekstrar | Staðfesta að fundurinn sé lögmætur og draga fram árekstra snemma | Formaður eða ritari |
| Samþykkja fyrri fundargerð | Ganga frá skrá fyrri fundar | Formaður |
| Samþykkisdagskrá | Samþykkja venjuleg atriði sem stjórnarmenn hafa lesið fyrirfram | Formaður |
| Fjárhagsyfirferð | Ræða frávik, rekstrarfé, fjárhagsáætlun, varasjóði eða athugasemdir endurskoðenda | Fjármálastjóri eða gjaldkeri |
| Stefnumótandi umræða | Nýta tíma stjórnar í eitt eða tvö efnisleg val | Forstjóri eða ábyrgðarmaður nefndar |
| Formlegar ákvarðanir | Skrá samþykki, skilyrði, atkvæði og ábyrgðarmenn eftirfylgni | Formaður og ritari |
| Aðgerðir og næsti fundur | Staðfesta ábyrgðarmenn, dagsetningar og gögn sem þarf næst | Ábyrgðarmaður stjórnarhátta |
05
Hvernig á að laga sniðmátið
Sniðmát á að spara tíma við uppkast án þess að fela raunverulega vinnu stjórnarinnar. Fyrir fjármögnunarþungan fund nýsköpunarfyrirtækis skaltu stækka kaflana um rekstrarfé, fjármögnun, ráðningar og uppfærslu til fjárfesta. Fyrir félagasamtök skaltu stækka kaflana um árangur í hlutverkinu, nefndarskýrslur, styrki, varasjóði og ákvarðanir trúnaðarmanna. Fyrir vaxtarfyrirtæki skaltu halda uppfærslum stjórnenda stuttum og taka frá tíma fyrir rekstraráhættu og útrásarval.
Auðveldasta prófið er hvort stjórnarmaður geti litið á dagskrána og vitað hvað hann er beðinn um að lesa, meta, samþykkja eða draga í efa. Ef liðurinn segir aðeins „Uppfærsla forstjóra“ eða „Fjármál“ skaltu endurskrifa hann sem spurningu til stjórnarinnar.
- Skiptu heitum sviða út fyrir ákvörðunarmiðuð heiti dagskrárliða
- Notaðu samþykkisdagskrá fyrir venjuleg samþykki, ekki stefnumótandi val
- Settu forlestur við nákvæmlega þann dagskrárlið sem hann styður
- Færðu upplýsingaliði inn í fundargögnin þegar umræðu er ekki að vænta
- Endaðu á samantekt ákvarðana og aðgerða svo auðveldara sé að rita fundargerð
06
Mistök í sniðmátum
Veikt sniðmát býr til lista yfir efnisatriði en hjálpar hvorki stjórnarmönnum að undirbúa sig né stjórninni að taka ákvarðanir. Það leiðir til seinna fundargagna, óskýrrar umræðu og fundargerða sem erfitt er að samþykkja.
Sniðmátið á að þvinga fram nægilegan skýrleika áður en fundurinn hefst.
- Telja upp svið í stað spurninga til stjórnarinnar
- Enginn greinarmunur á upplýsinga- og ákvörðunarliðum
- Engin tímamörk eða ábyrgðarmenn
- Viðhengi ekki tengd dagskrárliðum
- Engin yfirferð aðgerða í lokin
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite breytir dagskrársniðmátum í endurnýtanlegt fundarverklag með festum gögnum, merkjum um tilgang, dreifingu fundargagna, fundargerðum, ákvörðunum og aðgerðum.
07
Yfirferð fyrir dreifingu
Áður en dagskráin fer til stjórnarmanna á formaður eða ábyrgðarmaður stjórnarhátta að keyra stutta gæðayfirferð. Það kemur í veg fyrir að sniðmátið verði kunnuglegt en verðlítið skjal.
Yfirferðin á að snúast um hvort hver liður hafi tilgang á stjórnarstigi. Ef liður krefst hvorki dómgreindar stjórnarmanna, samþykkis né vitundar um efnislegt frávik skaltu íhuga að færa hann í fundargögnin sem skriflega uppfærslu.
- Fyrsta síðan gerir helstu ákvarðanir stjórnarinnar sýnilegar
- Hver dagskrárliður hefur ábyrgðarmann, tilgang, tímaramma og fest gögn
- Venjulegar skýrslur eru settar í samþykkisdagskrá þar sem það á við
- Stefnumótandi umræða er varin fyrir stöðuuppfærslum
- Aðgerðir frá fyrri fundi eru yfirfarnar áður en nýjum liðum er bætt við