Þurfa stjórnir félagasamtaka stjórnargátt?

Stjórnargátt er gagnleg þegar tölvupóstur og sameiginlegt drif gera erfitt að dreifa gögnum, halda um aðgang, samþykkja fundargerðir eða varðveita ákvarðanir þegar trúnaðarmenn skipta.

Er BoardKite hentugur fyrir stjórnir félagasamtaka?

Já. BoardKite styður verklag stjórna félagasamtaka með öruggum gögnum, aðgangi trúnaðarmanna, fundarskrám, fundargerðum, ákvörðunum og eftirfylgni aðgerða á einu vinnusvæði.

Hvað ættu félagasamtök að leita að í hugbúnaði stjórnargáttar?

Félagasamtök ættu að leita að einföldum aðgangi trúnaðarmanna, heimildum nefnda, öruggri meðferð gagna um styrktaraðila og styrki, samþykkt fundargerða, ákvörðunarsögu, aðgerðarakningu og verði sem passar við getu stjórnarinnar.

Geta lítil félagasamtök notað deilt drif í stað stjórnargáttar?

Já, ef gögnin eru í lítilli áhættu og aðgangurinn er einfaldur. Gátt verður gagnlegri þegar mannaskipti trúnaðarmanna, nefndir, viðkvæm skjöl, fundargerðir, ákvarðanir eða saga úr Atburðaskrá verða erfið að halda um.

Hvernig ættu félagasamtök að bera seljendur stjórnargátta saman?

Notaðu sömu sviðsmynd fyrir hvern seljanda: sjálfboðinn trúnaðarmann, nefndarskjal, endurskoðuð fundargögn, samþykkt fundargerðar, leit í fyrri ákvörðun og starfslok trúnaðarmanns. Gefðu stig fyrir notagildi, öryggi, samfellu og kostnað.

Hvernig á að velja bestu stjórnargáttina fyrir félagasamtök

Q: Hver er besti hugbúnaður stjórnargáttar fyrir félagasamtök?

Það sem passar best fer eftir stjórninni, en félagasamtök ættu að forgangsraða notagildi, öruggum aðgangi trúnaðarmanna, fundargerðum, ákvörðunarsögu, aðgerðarakningu og verði sem passar við rekstrarmódel þeirra.

Þarfir stjórna félagasamtaka eru aðrar

Stjórnir félagasamtaka hafa oft trúnaðarmenn sem skipta ört, litla stjórnendagetu og blöndu af reyndum og nýjum stjórnarmönnum. Gáttin verður að vera auðveld í upptöku án þess að veikja skrár stjórnarhátta.

Það sem passar best er venjulega hagnýtt kerfi sem heldur um fundi, skjöl, ákvarðanir, fundargerðir og eftirfylgni án þess að krefjast þungrar uppsetningar á fyrirtækjastigi.

Einfaldur aðgangur trúnaðarmanna
Skýr undirbúningur funda
Samfella þótt stjórnarmenn skipti
Viðráðanleg stjórnun
Áreiðanlegar fundargerðir og ákvörðunarsaga

Stjórnarhugbúnaður fyrir félagasamtök Hugbúnaður stjórnargáttar

Dæmi úr raunveruleikanum: sjálfboðnir trúnaðarmenn og viðkvæm gögn um styrktaraðila

Félagasamtök hafa níu sjálfboðna trúnaðarmenn, fjármálanefnd, fjáröflunarnefnd og rekstrarstjóra í hlutastarfi sem undirbýr fundargögnin. Stjórnin fer yfir styrkjaskýrslur, uppfærslur sem eru viðkvæmar gagnvart styrktaraðilum, mannauðsmál, fjárhagsáætlanir og stefnumótandi samstarf.

Almenn sameiginleg mappa byrjar að bresta því trúnaðarmenn skipta ört og nefndaraðgangur er erfiður að halda hreinum. Stjórnin þarf gátt sem gerir nýjum trúnaðarmönnum kleift að komast hratt inn í málin, afmarkar nefndargögn við réttan hóp og varðveitir fundargerðir og ákvarðanir án þungrar stjórnunar.

Raunveruleiki félagasamtaka	Krafa til gáttarinnar	Próf í sýnikennslu
Sjálfboðnir trúnaðarmenn	Einföld innskráning, skýr fundarsýn, lítil þjálfunarþörf	Biddu nýjan trúnaðarmann um að finna núverandi fundargögn og síðustu samþykktu fundargerð
Trúnaðarmenn skipta ört	Hrein upptaka og hrein starfslok	Fjarlægðu trúnaðarmann og sýndu aðganginn auk varðveittra sögulegra skráa
Nefndir	Afmarkaðar nefndarskrár og gestaaðgangur	Sýndu fjárhagsgögn sem eru hulin fyrir notendum í fjáröflunarnefnd
Viðkvæmni gagna um styrktaraðila eða styrki	Nákvæmur aðgangur og saga úr Atburðaskrá	Flyttu út hverjir nálguðust eitt trúnaðarskjal

Kjarnaeiginleikar sem á að forgangsraða

Félagasamtök ættu að forgangsraða þeim eiginleikum sem draga úr endurteknum núningi í stjórnarvinnu. Fínlegar viðbætur skipta minna máli en áreiðanlegur aðgangur, skýrar fundargerðir, rekjanleiki ákvarðana og eftirfylgni aðgerða.

Ef gáttin getur ekki gert næsta fund auðveldari mun hún eiga erfitt með að festa sig í notkun.

Undirbúningur dagskrár og fundargagna
Öruggur aðgangur trúnaðarmanna og gesta
Yfirferð og samþykkt fundargerðar
Ákvörðunarskrá
Ábyrgðarmenn aðgerða og áminningar
Leit yfir fyrri fundi

Þar sem BoardKite hjálpar

BoardKite gefur stjórnum félagasamtaka eitt vinnusvæði fyrir dagskrár, fundargögn, fundargerðir, ákvarðanir og aðgerðir, með aðgangi eftir hlutverki fyrir trúnaðarmenn, framkvæmdafólk, nefndir og áheyrnarfulltrúa.

Öryggi án flækju

Stjórnir félagasamtaka meðhöndla líka viðkvæmar upplýsingar: fjármál, styrki, styrktaraðila, mannauðsmál, lögfræðimál og stefnu. Öryggi skiptir máli en það á ekki að gera gáttina erfiða fyrir trúnaðarmenn.

Leitaðu að skýrum heimildum, dulkóðun, Atburðaskrá og einfaldri leið til að halda um aðgang þegar trúnaðarmenn koma eða fara.

Aðgangur eftir hlutverki
Dulkóðaðar skrár
Saga úr Atburðaskrá
Einföld starfslok stjórnarmanna
Sérstakur aðgangur fyrir nefndir eða gesti

Öryggisgátlisti Bera saman við skjaladeilingu

Matsblað og fjárhagsþrep félagasamtaka

Í stað þess að spyrja hvaða gátt sé best í óhlutbundnum skilningi skaltu gefa hverjum seljanda stig út frá skilyrðum félagasamtaka. Vara sem virkar fyrir stjórn skráðs félags kann að vera of þung fyrir stjórn sjálfboðaliða, en ódýr uppsetning í skjaladeilingu kann að vera of veik fyrir skrár stjórnarhátta sem eru viðkvæmar gagnvart styrktaraðilum.

Fjárhagurinn á að vera metinn á móti þeirri vinnu og áhættu sem er skipt út: undirbúningi fundargagna, stuðningi við trúnaðarmenn, eftirreksti fundargerða, týndum ákvörðunum og hreinsun aðgangs eftir mannaskipti.

Viðmið	Lág stig	Há stig
Notagildi fyrir trúnaðarmenn	Krefst endurtekins stuðnings frá stjórnendum	Sjálfboðnir trúnaðarmenn geta undirbúið sig með lítilli þjálfun
Hvernig nefndir passa	Öll gögn liggja í víðum möppum	Nefndir, gestir og áheyrnarfulltrúar fá afmarkaðan aðgang
Samfella stjórnarhátta	Fyrri ákvarðanir eru grafnar í PDF-skjölum	Fundargerðir, ákvarðanir, ábyrgðarmenn og aðgerðir eru leitanleg
Öryggi	Heimildir byggja á möppuvenjum	Aðgangur, Atburðaskrá, starfslok og viðkvæm skjöl eru stýrð
Hvernig fjárhagurinn passar	Ódýr áskrift en mikil handvirk vinna	Skýr kostnaður sem kemur í stað endurtekins stjórnendaálags

Upptaka og samfella

Stjórnargátt félagasamtaka á að varðveita minni fyrirtækisins. Nýir trúnaðarmenn eiga að geta skilið hvað var ákveðið, hvers vegna það skipti máli og hvaða eftirfylgni er enn opin.

Þessi samfella er erfið að halda þegar skrárnar lifa í innhólfum, deildum möppum, PDF-skjölum og persónulegum athugasemdum.

Leitanlegir fyrri fundir
Samþykktar fundargerðir á einum stað
Ákvörðunarsaga
Endurtekin yfirferð aðgerða
Nefndarskrár tengdar við vinnu stjórnarinnar

Spurningar til að meta

Besti hugbúnaður stjórnargáttar fyrir félagasamtök er sá sem trúnaðarmenn munu raunverulega nota og stjórnendur geta haldið við. Prófaðu gáttina með raunverulegum stjórnarfundi áður en þú skuldbindur þig.

Biddu seljendur um að sýna hvernig trúnaðarmaður kemur inn, fer yfir fundargögn, samþykkir fundargerð, finnur fyrri ákvörðun og skoðar opnar aðgerðir.

Geta trúnaðarmenn notað hana án mikils þjálfunarstuðnings?
Geta gestir eða nefndarmenn fengið afmarkaðan aðgang?
Er hægt að samþykkja fundargerðir á hreinan hátt?
Er hægt að flytja skrár út ef þarf?
Passar verðið við stjórn félagasamtaka án óvæntra viðbóta?

Ákvörðun	Veldu léttari uppsetningu þegar	Veldu gátt þegar
Skjaladeiling	Gögnin eru í lítilli áhættu og aðgangur er stöðugur	Fundargögn innihalda viðkvæmt efni um fjármál, styrktaraðila, lögfræði eða starfsfólk
Nefndir	Nefndarskrár eru óformlegar og opnar allri stjórninni	Nefndaraðgangur þarf skiptingu og samfellu
Fundargerðir og ákvarðanir	Fundargerðir eru einfaldar og auðvelt að finna	Ákvarðanir, samþykki og ábyrgðarmenn aðgerða þurfa leitanlega sögu
Fjárhagur	Stjórnendatími er lítill og áhættan hverfandi	Fjöldi verkfæra og stuðningur við sjálfboðaliða eyðir tíma reglulega