Hversu langan tíma tekur uppsetning stjórnargáttar?

Markviss innleiðing getur byrjað á einni stjórnarlotu. Fullur gagnaflutningur fer eftir sögulegum skrám, öryggisyfirferð, samþættingum og hversu margar stjórnir eða nefndir taka þátt.

Ættum við að flytja söguleg fundargögn fyrst?

Venjulega ekki. Byrjaðu á næsta fundi og flyttu svo sögulegar fundargerðir, ákvarðanir og fundargögn þegar verklagið er komið í gang.

Hver ætti að eiga uppsetningu stjórnargáttar?

Stjórnarritari, starfsstjóri, skrifstofa forstjóra, lögfræðistjóri eða ábyrgðarmaður stjórnarhátta leiðir venjulega innleiðinguna, með stuðningi frá upplýsingatækni eða öryggi við aðgangs- og samræmisyfirferð.

Hvað ættum við að flytja fyrst inn í stjórnargátt?

Byrjaðu á næsta fundi, núverandi lista stjórnarmanna, endanlegum fundargögnum, nýlegum samþykktum fundargerðum, opnum ákvörðunum og virkum aðgerðum. Flyttu dýpri safn eftir að verklagið er stöðugt.

Hvernig mælum við upptöku stjórnargáttar?

Fylgstu með hvort innskráning stjórnarmanna gengur, fjölda stuðningsspurninga, undirbúningstíma fundargagna, ruglingi vegna seinna útgáfna, afgreiðslutíma fundargerðar og hvort aðgerðum er úthlutað áður en fundi er lokið.

Ættum við að keyra tilraun áður en allar nefndir eru færðar?

Já. Tilraun með einni stjórn eða nefnd afhjúpar vandamál í aðgangi, þjálfun, skjölum og fundargerðum áður en ferlið víkkar yfir allt verklag stjórnarinnar.

Gátlisti fyrir uppsetningu stjórnargáttar

Skilgreindu umfang innleiðingarinnar

Ekki byrja á því að flytja hvert sögulegt skjal. Byrjaðu á næsta fundi og þeim skrám sem þarf til að halda hann vel.

Markviss innleiðing gefur stjórnarmönnum áþreifanlegt verklag til að læra og gefur stjórnendum stýrða leið til að prófa heimildir, fundargögn, fundargerðir og aðgerðir.

Veldu fyrstu stjórnina eða nefndina
Veldu einn komandi fund sem tilraunafund
Ákveddu hvaða sögulegar skrár þarf strax
Nefndu stjórnanda og staðgengil hans
Settu árangursviðmið fyrir fyrstu lotuna

Áfangi	Ábyrgðarmaður	Útkoma
Fyrstu 30 dagar	Stjórnandi stjórnarvinnunnar og skrifstofa forstjóra	Tilraunafundur valinn, hlutverk kortlögð, næstu fundargögn byggð í gáttinni
Dagar 31-60	Stjórnandi stjórnarvinnunnar, formaður, stjórnarmenn	Fyrsti fundur haldinn, fundargerð samþykkt, aðgerðum úthlutað
Dagar 61-90	Ábyrgðarmaður stjórnarhátta og upplýsingatækni eða öryggi	Nefndum bætt við, sögulegar skrár forgangsraðaðar, öryggisyfirferð lokið

Sjá stjórnargáttina Öryggisgátlisti

Settu hlutverk og heimildir

Aðgangsreglur á að setja áður en skrár færast inn í gáttina. Það kemur í veg fyrir óviljandi birtingu og gerir fyrstu upplifun stjórnarmanna hreinni.

Kortleggðu raunveruleg hlutverk stjórnar í stað þess að afrita möppuheimildir úr deildu drifi. Stjórnarmenn, framkvæmdafólk, nefndarmenn, áheyrnarfulltrúar og aðstoðarmenn þurfa venjulega ólíkan aðgang.

Stjórnarmenn
Stjórnarformaður eða fundarstjóri
Framkvæmdafólk og framsögumenn
Nefndarmenn
Áheyrnarfulltrúar og gestir
Framkvæmdaaðstoðarmenn

Þar sem BoardKite hjálpar

BoardKite leyfir teymum að móta fyrirtækja- og fundarhlutverk beint svo aðgangur fylgi verklagi stjórnarinnar í stað erfðrar möppuaðildar.

Undirbúðu fyrstu stjórnarlotuna

Fyrsta stjórnarlotan á að sanna kerfið: skipulag dagskrár, samsetningu stjórnarbókar, dreifingu, notkun á fundinum sjálfum, fundargerð, samþykki og eftirfylgni aðgerða.

Haltu ferlinu einföldu. Vel heppnaður fyrsti fundur er gagnlegri en breiður en ófullgerður gagnaflutningur.

Búðu til dagskrána
Festu stuðningsgögn við dagskrárliði
Dreifðu fundargögnunum
Skráðu ákvarðanir á fundinum eða eftir hann
Semdu og samþykktu fundargerð
Úthlutaðu eftirfylgniaðgerðum

Þar sem BoardKite hjálpar

BoardKite heldur þessum skrefum tengdum svo fundargögn, ákvarðanir, fundargerð og aðgerðir séu áfram hluti af sömu skránni.

Dæmi úr raunveruleikanum: 90 daga innleiðing í vaxtarfyrirtæki

Vaxtarfyrirtæki með mánaðarlega stjórn og tvær nefndir velur næsta fulla stjórnarfund sem tilraunafund. Starfsstjórinn á innleiðinguna, fjármálastjórinn á fjárhagsgögnin, formaðurinn fer yfir dagskrána og upplýsingatæknin fer yfir SSO, aðgang og gagnavinnslu.

Teymið flytur ekki fimm ára möppusafn fyrst. Það hleður næsta fundi, prófar aðgang stjórnarmanna, dreifir fundargögnunum, skráir tvær ákvarðanir, samþykkir fundargerð og notar svo fyrstu lotuna til að ákveða hvaða sögu er þess virði að færa.

Mælikvarði	Grunnstaða	Markmið tilraunafundar
Undirbúningstími fundargagna	Tveir dagar í samsetningu PDF-skjala og tenglaathugun	Fundargögn sett saman úr dagskrárliðum sama dag
Stuðningsbeiðnir frá stjórnarmönnum	Nokkrar spurningar um aðgang eða útgáfur fyrir hvern fund	Ein spurning um aðgang eða minna fyrir hvern fund
Afgreiðslutími fundargerðar	Tvær vikur frá uppkasti til samþykkis	Uppkast innan 48 klukkustunda, samþykki fyrir næsta fund
Sýnileiki aðgerða	Töflureiknir uppfærður eftir fundinn	Ábyrgðarmenn og skiladagar sýnilegir úr fundarskránni

Þjálfaðu stjórnarmenn út frá verkefnum þeirra

Þjálfun á að vera hagnýt. Stjórnarmenn þurfa ekki yfirlit yfir alla eiginleika; þeir þurfa að vita hvernig þeir finna núverandi fundargögn, undirbúa sig fyrir fundinn, samþykkja fundargerð og fara yfir aðgerðir.

Besta innleiðingin er stutt og bundin við hlutverk. Stjórnendur þurfa dýpt í stillingum en stjórnarmenn þurfa vissu um að gáttin sé auðveldari en tölvupóstur.

Hvernig á að skrá sig inn og finna næsta fund
Hvernig á að fara yfir fundargögnin
Hvernig á að finna gögn sem breyttust
Hvernig á að samþykkja fundargerð eða ákvarðanir
Hvernig á að leita í sögulegum skrám

Gátlisti fyrir yfirfærslu á fundardegi

Yfirfærslan á að vera tilþrifalaus. Stjórnin á að vita hvar hún skráir sig inn, hvaða fundargögn eru endanleg, hvernig seinar uppfærslur birtast og hvern á að hafa samband við ef aðgangur klikkar.

Haltu gömlu möppunni í lesaðgangi á tilraunatímanum ef þarf en gerðu gáttina að einu áreiðanlegu heimildinni um þau fundargögn sem dreift er. Annars skiptast stjórnarmenn milli verkfæra og prófið sannar ekkert.

Staðfestu að allir stjórnarmenn geti skráð sig inn fyrir dreifingu
Frystu gömlu skjaladeilingarmöppuna eða merktu hana sem ekki núverandi
Dreifðu endanlegum fundargögnum úr gáttinni
Skjalfestu hverjir mega samþykkja seinar breytingar á gögnum
Settu einn stjórnanda í að vakta aðgangsvandamál á fundinum
Skráðu ákvarðanir og aðgerðir í gáttina áður en fundi er lokið

Gátlisti fyrir stjórnarbók Samanburður við skjaladeilingu

Hvað á ekki að flytja strax

Fljótlegasta leiðin til að hægja á innleiðingu stjórnargáttar er að fara með hana eins og heilt skjalasafnsverkefni. Flest teymi þurfa ekki hvert gamalt uppkast, tvítekið PDF-skjal, upprunatöflureikni og nefndarskrá inn í gáttina á fyrsta degi.

Færðu þær skrár sem stjórnarmenn og stjórnendur nota í raun: nýlegar fundargerðir, virkar ákvarðanir, núverandi starfsreglur nefnda, næstu fundargögn og síðustu samþykktu fundargögnin. Skildu hrá vinnuskjöl og djúp söguleg safn eftir í núverandi kerfi þar til það er skýr ástæða um endurheimt eða samræmi til að færa þau.

Flytja strax	Skilja eftir til síðar
Dagskrá næsta fundar og endanleg fundargögn	Upprunaskrár í uppkasti sem voru notaðar til að byggja fundargögnin
Nýlegar samþykktar fundargerðir og opnar aðgerðir	Gömul tvítekin PDF-skjöl og útgáfur fundargagna sem eru úreltar
Nefndarskrár sem stjórnarmenn nota reglulega	Stór safn sem enginn hefur leitað í árum saman
Stefnur sem þarf í núverandi vinnu stjórnarhátta	Almennar skrár fyrirtækisins sem eru ekki formleg stjórnargögn

Farðu yfir eftir fyrsta fundinn

Eftir fyrsta fundinn skaltu fara yfir hvað gekk vel áður en þú víkkar ferlið. Leitaðu að núningi í aðgangi, skjalabreytingum, undirbúningi stjórnarmanna, samþykkt fundargerðar og eftirfylgni aðgerða.

Ákveddu svo hvað á að flytja næst: fyrri fundargerðir, nefndarskrár, safn stjórnarbóka, endurtekin sniðmát eða öryggisstefnur.

Gátu stjórnarmenn nálgast gögnin án stuðnings?
Voru seinar skjalabreytingar skýrar?
Voru ákvarðanir skráðar á samræmdan hátt?
Gekk samþykkt fundargerðar hraðar?
Var eftirfylgniaðgerðum úthlutað og voru þær sýnilegar?