01
Hvað á að gefa nýjum stjórnarmanni
Innleiðing á að gefa trúnaðarmönnum nægilegt samhengi til að taka þátt á ábyrgan hátt — án þess að grafa þá í hverri sögulegri skrá. Byrjið á núverandi stjórnarlotu, nýlegum samþykktum skrám og ákvörðunum sem enn móta samtökin.
Gátt hjálpar vegna þess að gögnin tengjast fundum, nefndum, ákvörðunum og aðgerðum — frekar en að vera hent í möppu.
02
Dæmi: fyrsti mánuður nýs trúnaðarmanns
Nýr trúnaðarmaður kemur inn fyrir árlegan fjárhagsfund. Hann þarf samþykktir, núverandi stefnu, síðustu samþykktu fundargerð, opnar ákvarðanir, nefndarhlutverk og næstu fundargögn.
Í stað þess að senda tíu viðhengi í tölvupósti veitir stjórnandi stjórnarvinnunnar aðgang að gáttinni, setur trúnaðarmanninn í rétta nefnd, dregur fram síðustu þrjár ákvarðanir og deilir næstu fundargögnum með skýrri undirbúningsleið.
| Tími | Þörf trúnaðarmanns | Aðgerð stjórnanda |
|---|---|---|
| Vika 1 | Tilgangur, skyldur, samþykktir og aðgangur | Bjóða trúnaðarmanni og deila kjarnagögnum um stjórnarhætti |
| Vika 2 | Nýlegt samhengi stjórnar | Vísa á samþykktar fundargerðir, ákvarðanir og opnar aðgerðir |
| Vika 3 | Samhengi nefndar | Veita takmarkaðan nefndaraðgang og útskýra ábyrgð |
| Vika 4 | Undirbúningur fyrsta fundar | Deila fundargögnum, dagskrá og væntanlegum ákvörðunum |
03
Aðgangur og uppsetning nefnda
Nýir trúnaðarmenn eiga að fá þann aðgang sem þeir þurfa — ekki allar möppur sem samtökin hafa notað. Nefndargögn, gögn viðkvæm gagnvart styrktaraðilum, mannauðsmál og lögfræðiskjöl geta þurft strangari meðferð.
Innleiðing er líka stundin til að staðfesta hvað gerist þegar trúnaðarmenn fara. Útskráning er auðveldari þegar hlutverk eru skýr frá upphafi.
| Gögn | Gefa strax | Takmarka eftir hlutverki |
|---|---|---|
| Núverandi fundargögn | Já | Aðeins ef trúnaðarmaður er virkur á þeim fundi |
| Samþykktar fundargerðir | Nýlegar fundargerðir allrar stjórnarinnar | Lokaðir fundir eða takmarkaðar skrár geta þurft yfirferð |
| Nefndargögn | Aðeins úthlutuð nefnd | Fjármála-, styrkja-, endurskoðunar- og launaskrár |
| Skrár viðkvæmar gagnvart styrktaraðilum eða starfsfólki | Nei í upphafi | Veita aðeins vegna tiltekins stjórnarverkefnis |
04
30/60/90 daga innleiðingaráætlun
Nýir trúnaðarmenn þurfa ekki alla smáatriði á fyrsta degi. Stigskipt áætlun hjálpar þeim að leggja sitt af mörkum fljótt og gefur þeim tíma til að skilja tilgang, fjármál, stjórnarhætti og nefndarábyrgð.
Fyrstu 30 dagarnir eiga að undirbúa trúnaðarmanninn fyrir næsta fund. Næstu 30 eiga að dýpka nefndar- og fjárhagssamhengi. Eftir 90 daga ætti trúnaðarmaðurinn að skilja núverandi stefnumótandi forgangsröðun, endurtekna stjórnarlotu og hvernig ákvarðanir eru skráðar.
| Tímabil | Áhersla | Nytjanleg sönnun |
|---|---|---|
| Fyrstu 30 dagarnir | Tilgangur, skyldur, núverandi dagskrá, nýlegar ákvarðanir | Trúnaðarmaður getur undirbúið sig fyrir fyrsta stjórnarfund |
| Dagar 31–60 | Nefndarhlutverk, fjárhagssamhengi, stefnur, áhættusvið | Trúnaðarmaður getur tekið þátt í nefndarvinnu |
| Dagar 61–90 | Stefna, árlegt almanak, mat, opnar spurningar um stjórnarhætti | Trúnaðarmaður getur lagt sitt af mörkum án óformlegrar yfirfærslu |
05
Mörk milli stjórnar og starfsfólks
Innleiðing í félagasamtökum á að útskýra muninn á eftirliti stjórnar og rekstri starfsfólks. Nýir trúnaðarmenn vilja oft hjálpa, en óljós mörk geta valdið ruglingi fyrir framkvæmdastjóra og starfslið.
Notið innleiðingarefni til að sýna hvar trúnaðarmenn taka ákvarðanir, hvar þeir ráðleggja, hvar nefndir undirbúa tillögur og hvar stjórnendur eiga framkvæmd. Þetta skiptir sérstaklega máli fyrir sjálfboðaliðastjórnir með hagnýta sérþekkingu.
- Sýnið ákvarðanir sem eru fráteknar fyrir alla stjórnina
- Útskýrið hvaða mál fara fyrst í gegnum nefndir
- Skýrið hvenær trúnaðarmenn eiga að hafa beint samband við starfsfólk
- Aðgreinið rekstraruppfærslur frá samþykktum stjórnar
- Notið ábyrgðarmenn aðgerða svo eftirfylgni verði ekki óformleg
06
Gátlisti innleiðingar
Gagnlegur gátlisti er stuttur, raðaður og tengdur raunverulegri stjórnarvinnu. Markmiðið er að undirbúa trúnaðarmanninn fyrir næsta fund og síðan dýpka samhengi með tímanum.
Forðist að gera innleiðingu að skoðunarferð um skjalasafn. Gefið trúnaðarmönnum leið í gegnum það sem þeir þurfa að lesa, ákveða og fylgja eftir.
- Tilgangur, samþykktir, skyldur trúnaðarmanna og stefna um hagsmunaárekstra
- Núverandi stefna og fjárhagsskýrsla
- Síðasta samþykkt fundargerð og opnar ákvarðanir
- Nefndarhlutverk og takmörkuð gögn
- Næsta dagskrá og fundargögn
- Hvernig á að samþykkja fundargerð og fara yfir aðgerðir
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite hjálpar nýjum trúnaðarmönnum að finna núverandi fundargögn, nýlegar fundargerðir, ákvarðanir, aðgerðir og nefndargögn á einu stýrðu vinnusvæði.
07
Undirbúningsleið fyrir fyrsta fund
Fyrsti fundurinn er hagnýt prófun á innleiðingu. Nýr trúnaðarmaður á ekki að mæta með möppu af samhengi en enga hugmynd um hvað stjórnin er að ákveða. Gefið undirbúningsleið sem tengir dagskrá, fundargögn, fyrri fundargerð og opnar aðgerðir.
Fyrir viðkvæmar stjórnir bætið við stuttri kynningu á trúnaði, hagsmunaárekstrum og nefndaraðgangi áður en fyrstu fundargögnin eru send. Það forðast óviljað ofdeilingu og hjálpar trúnaðarmanninum að skilja hvers vegna sumar skrár eru takmarkaðar eftir hlutverki.
| Undirbúningur | Hvað trúnaðarmaður á að læra | Hvar það á að vera |
|---|---|---|
| Næsta dagskrá | Hvað stjórnin mun samþykkja, ræða eða ákveða | Núverandi fundarvinnusvæði |
| Fyrri fundargerð | Nýlegar ákvarðanir og óleystar aðgerðir | Safn samþykktar fundargerðar |
| Fundargögn | Skjölin sem styðja hvern dagskrárlið | Viðhengi við hvern lið |
| Stefnumál | Hagsmunaárekstrar, trúnaður, framsal og hátterni | Tilvísunarmappa um stjórnarhætti |