Skrár · Varðveisla

Varðveisla skráa og hreinsun

Þessi ítarlegri leiðbeining nær yfir hagnýt mynstur fyrir varðveislu og hreinsun skráa hjá teymum sem byggja á fundum og þurfa skýran rekjanleika.

Grunnur varðveislu

Flokkaðu mikilvægar skrár um stjórnarhætti (samþykktar fundargerðir, undirrituð gögn) aðskilið frá drögum.
Tengdu skrár við eiganda fund, dagskrárlið eða ákvörðun svo varðveisluyfirferð sé rekjanleg.
Haltu samræmdu nafnakerfi með dagsetningu og tilgangi fyrir áreiðanlega leit.

Keyrðu mánaðarlega hreinsun skráa eftir fundategund og þeim sem hlóð upp.
Eyðu skjölum sem voru tengd fyrir mistök eða hafa verið leyst af samþykktum gögnum.
Staðfestu að undirritaðar fundargerðir haldist tengdar réttum fundi áður en lotum er lokað.

Meðhöndlaðu samþykkt og undirrituð gögn sem varanleg sönnunargögn.
Takmarkaðu skyndieyðingar á lagalega mikilvægum skrám og skráðu eiganda ákvörðunar.
Haltu samhengistenglum heilum svo síður funda og ákvarðana haldist áreiðanlegar.

Notaðu þessar síður til að tengja þetta verklag við víðtækari kröfur um stjórnargátt, fundahugbúnað, eftirfylgni ákvarðana og stjórnarhætti.

Skilja hvar hvert verklag leiðarvísis passar í heildstæða innleiðingu stjórnargáttar.

Sjá hvernig dagskrá, boð og fundargerðir tengjast þörfum fyrir fundahugbúnað.

Tengja handbækur leiðarvísis við ábyrgð ákvarðana og framkvæmdareftirfylgni.

Yfirfara væntingar um stjórnarhætti og regluhlýtni í tengslum við stjórnarstarf.

Hagnýt skýring á stjórnarhugbúnaði á móti skjalagáttum eingöngu.

Skref-fyrir-skref leiðarvísir fyrir árangursríka stjórnarfundi.

Hvernig á að semja, samþykkja og varðveita fundargerðir sem standast skoðun.

Haltu ákvörðunum og ábyrgðaraðilum á hreyfingu milli funda.