01
Skráðu aðgerðina um leið og ákvörðun er tekin
Besti tíminn til að skrá aðgerð er augnablikið sem stjórnin samþykkir hana — ekki eftir fundinn þegar einhver endurgerir fundargerð úr minni. Nefndu ábyrgð og grófa tímalínu á fundinum, á meðan allir eru sammála. Þá verður síður tvíræðni síðar.
Aðgerðin á að vera skráð í sama verklagi og ákvörðunin sem bjó hana til. Ef stjórnin samþykkir ráðningaráætlun, fjármögnunarskref, stefnubreytingu eða eftirfylgniyfirferð á ábyrgð og næsta skref að vera sýnileg áður en fundurinn heldur áfram.
- Ákvörðun: hvað stjórnin samþykkti eða óskaði eftir
- Aðgerð: hin áþreifanlega vinna sem á að gerast næst
- Ábyrgð: ein ábyrg manneskja
- Skiladagur: tiltekinn dagur — ekki óljós lota
- Samhengi: tenging aftur við fund, dagskrárlið og gögn
Þar sem BoardKite hjálpar
Skrifaðar athugasemdir geta skráð að ákvörðun hafi verið tekin. Þær gera sjaldan næsta skref sýnilegt á meðan fundurinn er enn í gangi. Í BoardKite getur ritari skráð eftirfylgni beint í fundargerð virks dagskrárliðar á meðan umræðu stendur, eða notað uppritunarverklag síðar til að semja uppkast að fundargerð eftir dagskrárliðum með aðgerðum merktum til yfirferðar. Eftirfylgnin getur síðan farið inn í aðgerðaeiginleikann með fundarsamhenginu ósnortnu.
02
Hver aðgerð þarf eina ábyrgð og einn skiladag
Deild ábyrgð er algengasta ástæðan fyrir því að aðgerðir stöðvast. Þegar tveir eru nafnlega ábyrgir meðhöndlar hvorugur það sem brýnt. Úthlutaðu einni ábyrgri manneskju, jafnvel þótt aðrir eigi að hjálpa, og festu tiltekinn skiladag frekar en „næsta ársfjórðung“.
Skiladagurinn á að passa við yfirferðarrútínu stjórnarinnar. Ef næsti fundur er sex vikur í burtu kann aðgerðin að þurfa fyrri innri áfanga. Annars uppgötvar stjórnin seina stöðu fyrst þegar næstu fundargögn eru sett saman.
- Gott: Fjármálastjóri dreifir endurskoðuðum sviðsmyndum um rekstrarfé fyrir 12. september
- Veikt: Fjármálateymi skoðar rekstrarfé
- Gott: Forstjóri leggur fram tvö prófíla stjórnarframbjóðenda fyrir næsta fund
- Veikt: Forysta hugsar um samsetningu stjórnar
Þar sem BoardKite hjálpar
Í handvirku ferli býr ábyrgð oft í orðalagi fundargerðar eða í eftirfylgnipósti. BoardKite rekur hverja skuldbindingu í aðgerðaeiginleikanum — með einni ábyrgð, raunverulegum skiladegi, stöðusögu og yfirsýn yfir atriði sem eru komin fram yfir frest. Teymi geta þá tilkynnt stuttlega milli funda og séð tafir eða hindranir áður en næstu fundargögn eru sett saman.
03
Notaðu einfalt sniðmát fyrir aðgerðir
Aðgerð stjórnar á að vera nógu stutt til að skanna, en nógu skipulögð til að lifa af afhendingar. Markmiðið er að gera stöðu augljósa án þess að stjórnarmenn þurfi að lesa alla fundargerðina aftur.
Hagnýtt sniðmát: titill aðgerðar, upprunaákvörðun, ábyrgð, skiladagur, núverandi staða, síðasta uppfærsla, hindrun ef einhver er, og stuðningstengill. Það nægir til eftirfylgni án þess að breyta stjórnarháttum í verkefnastjórnun.
- Titill: stutt lýsing sem byrjar á sögn
- Uppruni: fundur, dagskrárliður og ákvörðun
- Ábyrgð: ein ábyrg manneskja
- Skiladagur: almanaksdagur og næsti yfirferðarpunktur stjórnar
- Staða: ekki byrjað, í vinnslu, hindrað, lokið eða frestað
- Uppfærsla: nýjasta stöðuathugasemd og næsta væntanlega skref
Þar sem BoardKite hjálpar
Sniðmát í skjali er gagnlegt. Það fer samt eftir því að einhver afriti, uppfæri og dreifi listanum handvirkt. BoardKite gefur sömu byggingu lifandi heimili. Staða, hindranir, upprunaákvarðanir og stuðningstenglar haldast uppfærð án þess að hver stjórnarlota verði að uppfærslu í töflureikni.
04
Tengdu aðgerðir aftur við ákvörðunina sem bjó þær til
Aðgerðir eiga að haldast tengdar við ákvörðunina og fundinn sem þær komu frá. Þegar stjórnarmaður spyr „af hverju erum við að gera þetta aftur?“ mánuðum síðar gefur tengingin skjótt og nákvæmt svar — ekki stofnanaminni.
Tengingin hjálpar líka nýjum stjórnarmönnum og stjórnendum að skilja samhengi. Aðgerð án upprunaákvörðunar getur litið út sem handahófskennd. Sama aðgerð bundin við stjórnarsamþykkta stefnu, áhættumræðu eða tillögu um fjárhagsáætlun er auðveldari að túlka.
- Tengdu hverja aðgerð við upprunafundinn
- Haltu ákvarðanatexta sýnilegum frá aðgerðarskránni
- Festu stuðningsgögn eða tilvísanir í fundargögn
- Skráðu hvort aðgerðin kom frá atkvæði, umræðu eða tillögu nefndar
- Varðveittu lokaðar aðgerðir sem hluta af sögu stjórnarhátta
Þar sem BoardKite hjálpar
Athugasemdir og verkefnalistar aðskilja oft vinnuna frá ástæðunni fyrir henni. BoardKite heldur eftirfylgni bundinni við ákvörðun, fund, gögn og fundargerð sem bjuggu hana til. Stjórnarmaður getur þá skilið samhengið síðar án þess að grafa í gömlum skrám eða póstþráðum.
05
Gefðu flóknum aðgerðum pláss til að hreyfast
Ekki er hver aðgerð stjórnar einn hakreitur. Sumar skuldbindingar verða lítil verkefni: fjármögnunarvinna, innleiðing stefnu, ráðningaráætlun, úrbætur vegna samræmis eða eftirfylgni nefndar sem þarf margar stöðubreytingar áður en hún er lokið.
Fyrir þær aðgerðir þarf stjórnin meira en kyrrstæða línu í fundargerð. Hún þarf létta leið til að sjá ábyrgð, skiladag, forgang, núverandi stig og hvort vinnan hreyfist, er hindruð, komin fram yfir frest eða tilbúin til lokunar.
- Notaðu dálka til að sýna framfarir í stað frjáls texta um stöðu
- Haltu ábyrgð, skiladegi og forgangi sýnilegum á spjaldinu
- Flyttu vinnu milli stiga eftir því sem skuldbindingin þróast
- Farðu yfir sögu þegar stjórnin þarf að skilja hvað breyttist
- Haltu eftirfylgni stjórnarhátta í stjórnarkerfinu — ekki í aðskildu verkefnaverkfæri
Þar sem BoardKite hjálpar
Ytri rakningar geta stjórnað verkefnum. Þeir missa oft stjórnarsamhengið sem gerði vinnuna mikilvæga. BoardKite gefur flóknum aðgerðum stjórnar Trello-líkt borð inni í stjórnarháttavinnusvæðinu. Stjórnarmenn sjá þá nákvæmari stöðu án þess að aðskilja framkvæmd frá ákvörðun, fundi og skrám á bak við.
06
Tilkynntu stöðu í upphafi næsta fundar
Að fara yfir opnar aðgerðir efst á næsta fundi — hvað er lokið, hvað er seint, hvað er hindrað — skapar blíða en stöðuga ábyrgð. Stjórnir sem sleppa þessu skrefi sjá oft sömu óleystu atriðin koma upp aftur fund eftir fund.
Yfirferðin á að vera stutt. Stjórnin þarf ekki fulla verkefnauppfærslu fyrir hverja aðgerð. Hún þarf að vita hvort skuldbindingin var lokið, hvort ákvörðun þarf til að leysa hindrun eða hvort tímalínan hefur breyst.
- Farðu yfir útistandandi atriði fyrir ný mál
- Merktu allt sem er komið fram yfir frest og spyrðu um nýjan dag
- Greindu hindranir sem krefjast ákvörðunar stjórnar eða stjórnenda
- Lokaðu loknum atriðum svo listinn haldist núverandi — ekki sögulegur
- Berðu óleyst atriði inn í næstu dagskrá þegar athygli stjórnar þarf
Þar sem BoardKite hjálpar
Með skrifuðum athugasemdum þýðir undirbúningur næstu stöðuyfirferðar oft að lesa fundargerð aftur og elta uppfærslur handvirkt. BoardKite heldur opnum aðgerðum sýnilegum milli funda. Dagskrárliðir sem byggja á heimildum geta sjálfkrafa dregið fram atriði sem eru komin fram yfir frest eða ófullgerð — með ábyrgð, skiladegi og fundar- eða ákvörðunarsamhengi. Þá verður eftirfylgni föst verklag stjórnar — ekki leit á síðustu stundu.
07
Algeng mistök í rakningu
Flest aðgerðarrakningar bila af fyrirsjáanlegum ástæðum: aðgerðir eru of óljósar, ábyrgð er deild, skiladagar vantar eða listinn býr þar sem stjórnarmenn fara aldrei yfir hann. Lausnin er ekki meira ferli. Hún er skýrari bygging og samræmd yfirferð.
Forðastu að breyta hverri fundarathugasemd í aðgerð. Aðeins skuldbindingar sem krefjast eftirfylgni, sönnunar eða framtíðaryfirferðar stjórnar eiga að fara inn í rakarann. Annars missir stjórnin sjónar á aðgerðunum sem raunverulega skipta máli.
- Skrá aðgerðir aðeins í fundargerð í stað lifandi rakara
- Úthluta aðgerðum til deilda í stað nafngreindrar ábyrgðar
- Nota óljósa fresti eins og næsta ársfjórðung eða fyrir næsta fund
- Láta loknar aðgerðir blandast við virka vinnu
- Greina ekki hindraðar aðgerðir frá hunsuðum aðgerðum
Þar sem BoardKite hjálpar
Handvirka nálgunin bilar vegna þess að eftirfylgni stjórnar er meðhöndluð sem kyrrstæður texti. BoardKite meðhöndlar hana sem rekstrargögn: hver aðgerð hefur stöðu, ábyrgð, sögu, áminningar og leið aftur til stjórnarinnar þegar framfarir stöðvast.