01
Hvað utanumhald funda á að innihalda
Fundurinn er aðeins eitt augnablik í stjórnarlotunni. Gagnlegur hugbúnaður byrjar fyrir fundinn með skipulagi dagskrár og gagna og heldur svo áfram eftir fundinn með fundargerðum, ákvörðunum og aðgerðum.
Ef verkfærið bókar aðeins fund eða geymir skrár dugar það ekki til að halda utan um stjórnarfundi.
02
Dæmi úr raunveruleikanum: mánaðarlegur fundur vaxtarfyrirtækis
Vaxtarfyrirtæki heldur stjórnarfund í hverjum mánuði með sjö stjórnarmönnum, þremur stjórnendum og tveimur föstum nefndum. Fundargögnin breytast eftir að fjárhagsuppgjöri lýkur, fundargerð er rituð eftir fundinn og ábyrgðarmenn aðgerða þurfa áminningar fyrir næsta fund.
Verklag fyrir utanumhald funda breytir þessu í eina lotu: semja dagskrá, festa gögn, dreifa fundargögnum, skrá ákvarðanir, samþykkja fundargerð, úthluta aðgerðum og fara yfir opna liði í næsta mánuði.
| Stig | Handvirkt ferli | Hugbúnaður fyrir stjórnarfundi |
|---|---|---|
| Fyrir | Dagskrá og PDF-fundargögn send í tölvupósti | Dagskrá og gögn á einu fundarvinnusvæði |
| Á meðan | Athugasemdir í sérstöku skjali | Ákvarðanir og tillögur að aðgerðum skráðar úr samhengi dagskrár |
| Eftir | Eftirrekstur með fundargerðir og aðgerðir handvirkt | Samþykktarferli og úthlutaðir ábyrgðarmenn aðgerða |
| Næsti fundur | Opnir liðir byggðir upp úr minni | Aðgerðir og ákvarðanir flytjast áfram sjálfkrafa |
03
Samanburður á fundarverkfærum
Dagatöl, myndfundir, skjalaforrit og verkefnakerfi hjálpa öll við einstaka hluta stjórnarfundar. Kerfi til að halda utan um stjórnarfundi er annars eðlis því það heldur skrá stjórnarhátta tengdri saman.
Spurningin er hvort verkfærið haldi utan um stjórnarfundinn sjálfan eða styðji aðeins eitt verk í kringum hann.
| Tegund verkfæris | Gott fyrir | Vantar fyrir stjórnir |
|---|---|---|
| Dagatal | Tímasetningu | Fundargögn, fundargerðir, ákvarðanir og sögu úr Atburðaskrá |
| Myndfundur | Lifandi samtal | Skipulagða dagskrá, samþykki og skrár |
| Deilt drif | Skjalageymslu | Samhengi fundarins og eftirfylgni ákvarðana |
| Hugbúnaður fyrir stjórnarfundi | Alla lotuna | Á að tengja undirbúning, fund og eftirfylgni |
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite tengir undirbúning stjórnarfunda, fundargögn, lifandi flæði dagskrár, fundargerðir, ákvarðanir og aðgerðir í einu verklagi stjórnarhátta.
04
Gátlisti fyrir mat á allri lotunni
Kerfi til að halda utan um stjórnarfundi á að meta yfir alla lotuna, ekki bara dagskrárskjáinn. Sterkustu vörurnar draga úr vinnu fyrir fundinn og gera skrána eftir fundinn auðveldari í samþykkt.
Biddu hvern seljanda um að sýna einn fund frá skipulagi til eftirfylgni. Ef sýnikennslan stekkur frá gerð dagskrár yfir í fágað skjalasafn án þess að sýna breytingar, samþykki eða áframflutning aðgerða getur rekstrarálagið enn setið hjá stjórnendateyminu.
| Stig lotunnar | Spurning til að spyrja | Sönnun |
|---|---|---|
| Skipuleggja | Getur dagskráin sýnt ábyrgðarmenn, tímamörk, tilgang og gögn? | Uppkast að dagskrá með upplýsingum á hverjum lið |
| Undirbúa | Sjá stjórnarmenn hvaða gögn hafa breyst fyrir fundinn? | Endurskoðuð fundargögn með skýrri núverandi útgáfu |
| Funda | Er hægt að skrá ákvarðanir og tillögur að aðgerðum úr samhengi dagskrár? | Ákvörðunarskrá tengd við dagskrárlið |
| Samþykkja | Kemst fundargerðin úr uppkasti í lokaútgáfu án ruglings í tölvupósti? | Staða samþykkis og endanleg skrá |
| Fylgja eftir | Skila aðgerðirnar sér aftur í næstu stjórnarlotu? | Listi yfir opnar aðgerðir eftir ábyrgðarmanni og skiladegi |
05
Hverju á ekki að skipta út
Hugbúnaður fyrir stjórnarfundi þarf ekki endilega að leysa af hólmi öll verkfæri í kringum stjórnina. Dagatal, myndfundabúnaður, ritun frumskjala og fjárhagskerfi mega vera áfram þar sem þau eru. Stjórnarkerfið á að eiga stýrðu fundarskrána.
Þessi greinarmunur skiptir máli við innleiðingu. Að reyna að flytja hverja frumskrá eða rekstrarferli getur hægt á upptöku. Hreinni innleiðing heldur frumvinnunni í núverandi kerfum og færir dreifð fundargögn, dagskrár, fundargerðir, ákvarðanir og aðgerðir inn í verklag stjórnarinnar.
- Haltu frumtöflureiknum í fjárhagskerfum þar til þeir verða að stjórnargögnum
- Haltu myndfundum hjá núverandi þjónustuaðila ef stjórnarmenn nota hann þegar
- Færðu dreifð fundargögn og samþykktar skrár inn í vinnusvæði stjórnarinnar
- Færðu ákvarðanir og aðgerðir út úr persónulegum athugasemdum og innhólfum
- Notaðu samtengingar þar sem hægt er í stað þess að endurskapa hvert ferli
06
Merki um að þú þurfir kerfið
Hugbúnaður fyrir stjórnarfundi verður gagnlegur þegar samræmingarvinnan fer að taka meiri orku en fundurinn sjálfur.
Leitaðu að endurteknum núningi: seinar dagskrár, rangar útgáfur fundargagna, óskýrar ákvarðanir, hægar fundargerðir og aðgerðir sem hverfa milli funda.
- Fundargögn breytast eftir að þeim hefur verið dreift
- Stjórnarmenn spyrja hvar nýjustu fundargögnin séu
- Samþykkt fundargerðar tekur of langan tíma
- Erfitt er að finna ákvarðanir
- Óljóst er hverjir bera ábyrgð á aðgerðum fyrir næsta fund
Þar sem BoardKite hjálpar
BoardKite hjálpar teymum að keyra alla lotu stjórnarfundarins án þess að dreifa dagskrám, fundargögnum, fundargerðum, ákvörðunum og aðgerðum í aðskilin verkfæri.
07
Mælikvarðar á árangur innleiðingar
Rökin fyrir hugbúnaði til að halda utan um stjórnarfundi á að mæla í niðurstöðum stjórnarlotunnar, ekki bara í notkun eiginleika. Verkfærið virkar þegar stjórnendateymið eyðir minni tíma í að eltast við gögn og stjórnarmenn eyða minni tíma í að spyrja hvar hlutirnir séu.
Mældu einn eða tvo fundi fyrir innleiðingu og berðu svo sömu mælikvarða saman eftir fyrstu heilu lotuna. Það heldur innleiðingunni við hagnýtar umbætur í stað þess að hún verði breitt tækniverkefni.
| Mælikvarði | Hvers vegna hann skiptir máli | Heilbrigt merki |
|---|---|---|
| Undirbúningstími fundargagna | Sýnir álag á stjórnendur | Færri handvirk skref við samsetningu og endurskoðun |
| Stuðningsspurningar stjórnarmanna | Sýnir skýrleika undirbúnings | Færri spurningar um tengla, útgáfur og samhengi dagskrár |
| Tími fundargerðarlotu | Sýnir aga eftir fundinn | Uppkast, leiðréttingar og samþykkt gerast á áætlun |
| Áframflutningur aðgerða | Sýnir samfellu | Opnar aðgerðir birtast sjálfkrafa í næstu stjórnarlotu |