Fundir · Dagskrár

Lífsferill dagskrár í BoardKite

Þessi leiðbeining útskýrir hvernig dagskrár fara frá fyrstu drögum til endanlegrar dreifingar í BoardKite. Hún inniheldur sérstakt skref til að loka þátttakendum og senda endanleg fundarboð áður en fundur hefst í beinni. Notaðu hana til að þjálfa skipuleggjendur og stjórnendur.

1. Skrifaðu drög að dagskrá

DRAFT

Stofnaðu fundinn og bættu við dagskrárliðum, eigendum, undirbúningi og áætluðum tímalengdum.
Merktu líklega þátttakendur ef það hjálpar. Það er valfrjálst á drögum.
Notaðu valfrjálsan Save the Date til að loka dagatölum snemma meðan dagskrá er enn að þróast.
Þú getur breytt, endurraðað og eytt liðum frjálst á meðan fundur er í DRAFT.
Notaðu sniðmát til að halda endurteknum fundum samræmdum.

2. Safnaðu athugasemdum

FEEDBACK_REQUESTED

Í haus fundar, smelltu á „Safna athugasemdum“.
Veldu einn eða fleiri boðna, settu valfrjálsan frest fyrir athugasemdir og bættu við sérsniðnum skilaboðum.
BoardKite sendir völdum boðnum tölvupóst með hlekk á dagskrá svo þeir geti skoðað og skilið athugasemdum.
Boðnir geta skilið athugasemdum beint á dagskránni á meðan staða fundar er FEEDBACK_REQUESTED.

3. Samþykktu dagskrána

FEEDBACK_REQUESTED -> COMPLETED

Taktu tillit til athugasemda, breyttu og endurraðaðu liðum og lokaðu opnum athugasemdum.
Notaðu stöðuyfirlit dagskrár til að sjá hver hefur svarað og hvað þeir sögðu.
Sem ritstjóri dagskrár, merktu athugasemd sem Lokið þegar hún er afgreidd.
Þegar þú ert tilbúin(n), notaðu Ljúka dagskrá til að læsa umfangi og færa fundinn í COMPLETED.

4. Lokaðu þátttakendum og sendu endanleg fundarboð

COMPLETED -> CIRCULATED

Opnaðu skref 3 skipuleggjanda (Loka þátttakendum) og farðu yfir boðna fyrir dreifingu.
Forveldu þá sem hafa dagskrárhluta sem Nauðsynlega, stilltu síðan Valfrjálst og Áhorfandi eftir þörfum.
Sendu endanleg fundarboð með því að dreifa dagskránni svo þátttakendur fái endanleg fundargögn.
Allar fyrri athugasemdir haldast tengdar fundinum og sýnilegar í stöðuyfirliti dagskrár.

5. Haltu fundinn í kynningarhami

CIRCULATED -> IN_SESSION

Byrjaðu lotuna til að fara í kynningarham með virkum dagskrárlið, ákvörðunum, viðhengjum og flýtiaðgerðum fundar.
Notaðu kynningarham til að opna myndfundartengla, stuðningsskrár og skrá beinar nótur eftir lið.

6. Ljúktu fundargerð og samþykktum

IN_SESSION -> HELD -> MINUTES_SUBMITTED

Ljúktu lotu þegar umræðan er búin. Þá fer fundurinn í HELD fyrir vinnslu eftir fund.
Ljúktu fundargerð og sendu síðan í nauðsynlegar samþykktir stjórnar.

Opnaðu aftur þegar þörf er á

Stundum þarf stjórn eða stjórnendur síðustu stundar breytingar eftir dreifingu.
Þú getur smellt á Opna dagskrá aftur í haus fundar á meðan staða er CIRCULATED, COMPLETED eða HELD.
Þegar þú opnar aftur fer fundurinn aftur í DRAFT svo hægt sé að breyta dagskrá og safna aftur athugasemdum.