BoardKiteBeta

Filer · Retention

Guide för filretention och städning

Den här fördjupningen täcker praktiska mönster för filretention och städning för mötescentrerade team som behöver tydlig revisionsspårbarhet.

Retentionsbaslinje

  • Klassificera styrningskritiska filer (godkända protokoll, signerade register) separat från utkast.
  • Bifoga filer till sitt ägande möte, dagordningspunkt eller beslut så att retentionsrevisioner är spårbara.
  • Håll ett konsekvent namnschema med datum och syfte för pålitlig hämtning.

Granskningskadens

  • Kör månatliga filhygienkontroller per mötestyp och uppladdare.
  • Ta bort dokument som bifogats av misstag eller ersatts av godkända register.
  • Bekräfta att signerade protokoll förblir bifogade till rätt möte innan cykler stängs.

Operativ policy

  • Behandla godkända och signerade register som beständiga evidensartefakter.
  • Begränsa ad hoc-raderingar av juridiskt relevanta filer och dokumentera beslutets ägare.
  • Håll kontextlänkar intakta så att nedströms mötes- och beslutssidor förblir tillförlitliga.

Relaterade ämnen om styrelseprogramvara

Använd dessa sidor för att koppla det här arbetsflödet till styrelseportal, mötesprogramvara, beslutsuppföljning och styrningskrav i stort.