Guider · Filer

Filflöde i BoardKite

Den här guiden täcker de vanligaste filåtgärderna i livscykeln: ladda upp, hitta, underhålla och ta bort. Målet är ett rent, sökbart dokumentlager för möten, dagordningar och beslut.

Läs fördjupning om retention

1. Ladda upp filer med rätt kontext

Create

Öppna Filer och klicka på Ladda upp fil.
Välj dokumenttyp (allmän fil eller signerat protokoll) innan ni väljer kontext.
Bifoga filen till ett möte, en dagordningspunkt eller ett beslut så att hämtningen förblir precis.
Använd ett tydligt filnamn som inkluderar syfte eller datum.

2. Hitta och granska dokument snabbt

Read

Använd typflikar för att fokusera på möte, dagordning, beslut eller alla filer.
Filtrera på möte och uppladdare när listan växer.
Använd sök för att hitta dokument efter titel eller länkad kontext.
Öppna filer direkt från listan för att verifiera innehållet före möten eller godkännanden.

3. Håll filregistret aktuellt

Update

Ladda upp nyare versioner när dokument ändras i stället för att skapa otydliga dubbletter.
Byt namn på uppladdningar vid uppladdningstillfället så att folk kan skilja slutgiltiga filer från utkast.
Säkerställ att signerade protokoll är bifogade till motsvarande möte för revisionskontinuitet.

4. Ta bort inaktuella eller felaktiga filer

Delete

Ta bort filer som laddats upp till fel kontext eller innehåller felaktigt innehåll.
Behåll bara godkända artefakter som behövs för bolagsstyrning och revisionsgranskning.
Verifiera innan radering att nedströms länkar eller referenser inte bryter flöden.

Checklista för filhygien

Standardisera namngivning: ÅÅÅÅ-MM-DD + mötestitel + filsyfte.
Föredra kontextlänkade filer framför generisk lagring så att användare kan navigera från mötes- och beslutssidor.
Håll signerade juridiska register åtskilda från utkastartefakter för att minska revisionsförvirring.
Granska uppladdar- och tidsstämpelmetadata när ni validerar auktoritativa versioner.