Möten · Dagordningar

Dagordningslivscykel i BoardKite

Den här guiden förklarar hur dagordningar går från första utkast till slutlig cirkulation i BoardKite, med ett dedikerat steg för att slutföra deltagare och skicka slutliga inbjudningar innan ni kör mötet live. Använd den för att coacha organisatörer och styrelseadministratörer i det rekommenderade flödet.

1. Skriv dagordningen

DRAFT

Skapa mötet och lägg till dagordningspunkter, ägare, förberedelser och uppskattade tidsåtgångar.
Tagga troliga deltagare om det hjälper, men det är valfritt i utkaststadiet.
Använd en valfri Save the Date för att blockera kalendrar tidigt medan dagordningsdetaljerna fortfarande utvecklas.
Ni kan fritt redigera, ordna om och ta bort punkter medan mötet är i DRAFT.
Använd mallar för att hålla återkommande möten konsekventa.

2. Samla feedback

FEEDBACK_REQUESTED

Från mötesrubriken, klicka på "Samla feedback".
Välj en eller flera inbjudna, sätt eventuellt en feedbackdeadline och lägg till ett eget meddelande.
BoardKite mejlar de valda inbjudna med en länk till dagordningen så att de kan granska och lämna feedback.
Inbjudna kan skicka feedback direkt på dagordningen medan mötesstatusen är FEEDBACK_REQUESTED.

3. Godkänn dagordningen

FEEDBACK_REQUESTED -> COMPLETED

Inkorporera feedback, redigera och ordna om dagordningspunkter och stäng öppna kommentarer.
Använd panelen Dagordningsstatus för att se vem som har svarat och vad de sagt.
Som dagordningsredaktör, markera feedback som Klar när den är hanterad.
När ni är redo, använd Slutför dagordning för att låsa omfånget och flytta mötet till COMPLETED.

4. Slutför deltagare och skicka slutliga inbjudningar

COMPLETED -> CIRCULATED

Öppna planerarens Steg 3 (Slutför deltagare) och granska inbjudna före cirkulation.
Förvälj personer som tilldelats dagordningsavsnitt som Obligatorisk, och justera sedan Valfri och Observatör efter behov.
Skicka slutliga inbjudningar genom att cirkulera dagordningen så att deltagarna får det slutgiltiga mötesunderlaget.
All befintlig feedback förblir kopplad till mötet och synlig i panelen Dagordningsstatus.

5. Kör mötet i Presentatörsläge

CIRCULATED -> IN_SESSION

Starta sessionen för att gå in i Presentatörsläge med aktiv dagordningspunkt, beslut, bilagor och snabba möteskontroller.
Använd Presentatörsläge för att starta videolänkar, öppna stöddokument och fånga liveanteckningar punkt för punkt.

6. Slutför protokoll och godkännanden

IN_SESSION -> HELD -> MINUTES_SUBMITTED

Avsluta sessionen när den live diskussionen är klar. Det flyttar mötet till HELD för redigering efter sessionen.
Slutför protokollet och skicka sedan för erforderliga styrelsegodkännanden.

Öppna igen vid behov

Ibland behöver styrelser eller ledningsgrupper sista-minuten-ändringar efter cirkulation.
Ni kan klicka på Öppna dagordning igen från mötesrubriken medan statusen är CIRCULATED, COMPLETED eller HELD.
Att öppna igen återställer mötet till DRAFT så att dagordningsredigering och en ny feedbackloop kan fortsätta.